予期せぬ事態を乗り切る。思考を巡らせるだけのゆるい準備
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、私たちが物事を進める上で欠かせない準備のあり方についてお伝えさせて下さい。
テーマは、完璧な計画を手放して頭の中で思考を巡らせるだけの、ゆるい準備のすすめです。
ビジネスでも個人の目標達成でも、物事に対して事前に準備をしておくことは非常に大切です。
段取り八分と言われるくらい、事前の準備で結果のほとんどが決まってしまうと言っても過言ではありません。
スポーツの試合でも大きなプロジェクトの推進でも、事前の準備が不足していれば本番で本来の力を発揮することは不可能です。
しかし、準備と聞くと、綿密に作り上げた計画書や、すべての状況を網羅した完璧なシナリオが必要だと考えてしまいませんか。
しっかりと準備をしなければと気負うあまり、準備そのものに時間をかけすぎて疲弊してしまったり、完璧な計画が立てられないからといって行動を先送りにしてしまったりすることがあるかも知れません。
完璧な準備をしようとするとハードルが上がり、かえって身動きが取れなくなってしまうものです。
そんな時に有効なのが、頭の中で思考を巡らせるだけのゆるい準備です。
本日は、このゆるい準備がいかに不測の事態に役立つかというお話をさせて下さい。
先日、自分が主催しているオンラインのビジネス交流会で、開催のわずか4時間前に参加者の方からキャンセルのご連絡を頂きました。
これ自体は事情があってやむを得ないことなので、欠席されることは全く問題ありません。
ただ、主催者側としてはそれによって少し影響を受ける部分がありました。
その交流会では、参加者同士でブレイクアウトルームに分かれて頂き、少人数での商談や深い対話を実施して頂いています。
1名欠席となることで、予定していたグループ分けでは参加メンバーのバランスが悪くなり、急遽見直しが必要になったのです。
このグループ分けは単なる数合わせで行っているわけではありません。
参加される方の特性や提供されているビジネスの内容などを総合的に判断し、最もお互いの価値が発揮できる最適だと自分が考えた割り当てを事前に行っています。
そのため、この直前の見直し作業はパズルを組み直すようなもので、もしかしたら少し時間が掛かってしまうかも知れないと一瞬覚悟しました。
しかし、結論から言うと、そこまで大変な作業にはなりませんでした。
実は、交流会の開始直前にお申し込みが増えて現在の人数になったのですが、その直前の申し込みが入る前、もっと少ない人数で開催することも想定して、頭の中でグループ分けのシミュレーションをしていたのです。
エクセルに書き出したり、どこかにデータとして残していたわけではありません。
ただ頭の中で、この人数ならこの組み合わせがいいだろうと思考を巡らせ、自分の中で一度検討を終わらせていたパターンがありました。
そのゆるい準備があったおかげで、今回の急なキャンセルに対しても、以前頭の中で組んだパターンをベースに悩むことなく整理することができたのです。
本当にあっという間にグループ分けを再構築し、参加者の方々へのご案内まで非常にスムーズな流れで進めることができました。
この経験を通して、不測の事態に対する備えはやはり大切だと痛感するとともに、必ずしも毎回きっちりと形に残す準備をしなくとも、事前に思考を巡らせておくだけで十分に役立つ準備ができるものだと改めて気づかされました。
プロジェクトを進める現場でもリスク管理という視点は非常に重要ですが、起こりうるすべてのトラブルに対して完璧なマニュアルを用意することは物理的に不可能です。
それよりも、もし予定通りに進まなかったらどうするか、もしあのツールが使えなかったらどうするかと、あらかじめ頭の中でいくつかのパターンをゆるく想定しておく。
その少しの思考の広がりが、いざという時の対応スピードを大きく高めてくれます。
頭の中で一度でもシミュレーションを行っておくと、脳がその状況を疑似体験した状態になります。
そのため、実際に不測の事態が起きた時にパニックに陥ることなく、冷静に事実を受け止めて次の行動に移ることができるのです。
何も考えていない状態でゼロから対応策を練るのと、一度頭の片隅で考えたことのある引き出しを開けるのとでは、精神的な余裕も結果も全く違ってきます。
例えば、大切な商談やプレゼンテーションを控えている時。
一言一句完璧な台本を作り込もうとすると、本番で少しでも想定外の質問が来た時に頭が真っ白になってしまいます。
それよりも、一番伝えたいコアなメッセージだけを明確にし、あとはこんな質問が来るかもしれないな、その時はこう答えようと、移動中やお風呂に入りながらゆるく思考を巡らせておく。
実はそれが、本番での柔軟な対応力を生む非常に有効な準備だったりします。
備えあれば憂いなしという言葉の通り、準備は目標達成において非常に強力な武器になります。
しかし、完璧な準備をしようとして動けなくなってしまうくらいなら、まずは頭の中でシミュレーションするだけのゆるく備えるアプローチを試してみてはいかがでしょうか。
準備することに高いハードルを感じていらっしゃる方は、まずは日々のちょっとした空き時間、例えば通勤電車の中や朝のランニング中などに、もしこうなったらどう動くかと思考を巡らせてみる。
そんなゆるい準備から始めてみて、実際のトラブルに直面した時のリカバリーの早さや、心に生まれる余裕という効能をぜひご自身で体感してみて頂ければと思います。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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一緒にやり抜く限界突破パートナー 福井俊治（しゅんじ） 
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