完璧な仕組みを待たない。目的を見失わずに成果を出すアジャイルな行動
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、私たちが目標を達成するために日々取り組んでいる「仕組み化」について、少し立ち止まって考えてみたい視点をお伝えさせて下さい。
テーマは、立派な仕組みの完成を待つのではなく、今すぐできる範囲で行動を起こし、本来の目的を見失わずに成果を出し続けるアジャイルな姿勢についてです。
先日、『正しく立てて成果につなげる 目標達成の全スキル』（横山信弘著）という本を読んでいました。
日々、現場で様々なプロジェクトと向き合っている自分にとっても、非常に学びの多い一冊でした。
その中で、「確かにその通りだな」と深く共感し、ご自身のビジネスで目標達成を目指すみなさんにもぜひシェアさせて頂きたいと感じたお話がありました。
それが、「仕組み化」を作り上げるプロセスに関する陥りがちな罠についてです。
私たちがビジネスの現場で、より良くするために仕組み化の工夫を考えるシーンは多々あると思います。
例えば、業務効率を向上させるための手段として、「業務マニュアルを作成する」といった例は、とても身近で分かりやすいケースだと思います。
この、マニュアルを作って属人化を防ごうという取り組み自体は、プロジェクトマネジメントの観点からも非常に素晴らしいことです。
きっと、しっかりとした業務マニュアルが完成すれば、仕事の流れが可視化され、効率的な業務フローが確立されます。
誰がやっても大きなばらつきのない、品質の安定した仕事の進め方が組織に定着するでしょう。
また、将来的に新しいメンバーが加わった際にも、彼らの業務理解を助け、教育コストを下げる大きな味方となってくれるはずです。
ざっと考えただけでもこれだけのメリットがあるわけですから、業務マニュアルの作成は、時間を投資してでも当然取り組むべき価値のある課題だと言えます。
しかし、ここで一つの大きな落とし穴が存在します。
それは、「このマニュアルが完成するまでの期間を、どう過ごすのか」という問題です。
そもそも、なぜ私たちはマニュアルを作ろうと思ったのでしょうか。
それは「現在の業務効率を上げる」という、解決すべき問題（目的）があったからです。
そして、その問題に対する効果的な打ち手（手段）として、業務マニュアルの作成を採用したわけです。
しかし、現場の業務を網羅したしっかりとしたマニュアルというものは、決して明日すぐにポンと出来上がるようなものではありません。
現状の業務フローの正確な確認や、場合によっては現場の担当者へのヒアリング、非効率な部分の洗い出しと改善提案、そして上位者からの承認の取り付けなど、完了までには多くの時間と工数が掛かる要素が山積みです。
つまり、マニュアルが完成して実際に稼働するまでには、どうしても一定のリードタイム（待ち時間）が発生してしまうということです。
では、そのマニュアルが完成するまでの数週間、あるいは数ヶ月の期間、私たちは現場でどのように過ごせばいいのでしょうか。
「いずれパーフェクトなマニュアルが出来上がるのだから、それが完成するまでは、今まで通りのやり方で我慢して過ごそう」
もしそのように考えているとしたら、ここに新たな問題が生まれています。
確かに、数日でパッと完成するような簡単なものであれば、マニュアルの完成を待ってから一気に切り替えればいいと思います。
しかし、先ほど挙げたように、仕組みの構築には時間が掛かります。
その完成までの間、これまで通りに非効率な状態で淡々と過ごすということは、厳しい言い方をすれば、本来の目的である「業務効率改善の機会」を自ら先延ばしにしていることでしかありません。
「マニュアルを作ること」自体が目的化してしまい、「業務を効率化する」という本当のゴールが置き去りになってしまっている状態です。
では、どうすればいいのか。
それは、立派な仕組みの完成をただ待つのではなく、着手可能な範囲で、マニュアルに書かれるであろう内容や、思いついた改善策のトライアルを「今日から」始めてしまうことです。
例えば、ヒアリングの段階で「ここの手順を変えれば、もっと早く処理できるのではないか」という仮説（アイデア）が出たとします。
そうであれば、マニュアルの完成を待たずに、明日の実務からその新しい手順を試験的に導入して、実際に手を動かしてみるべきです。
この行動は、マニュアルに書かれる内容という視点で見れば、記載する予定の手順が本当に現場で機能するかどうかの「事前の効果検証」になります。
もし上手くいかなかったとしても、それは決して失敗ではなく、正式なマニュアルに間違った手順を載せずに済んだという貴重な一次情報の獲得になります。
また、新たなアイデアの視点で見れば、改善策の提示とその効果の事前確認となります。
実際にやってみて確かな効果が出るのであれば、それは自信を持ってマニュアルへの項目追加という、さらに前向きな行動に繋がっていきます。
このように、ある課題に対する「打ち手（今回の場合はマニュアル作成）」が決まったからといって、それ以外の行動をしてはいけないというルールはどこにもありません。
むしろ、本来の目的（業務効率の向上）のサポートに繋がることであれば、手段に縛られず、積極的にトライアンドエラーを繰り返すべきなのです。
あくまで私たちが目指しているポイントは、できる範囲で、できるだけ早く効率向上という「成果」を出すことです。
この本質的な観点から見れば、やれることは完成を待たずに積極的に取り入れていくというアジャイルな姿勢が、最も確実でスピーディーな解決策だということが分かります。
もし、ご自身のビジネスにおいて「この打ち手を実行する」と決まった瞬間に、それ以外の選択肢や今すぐできる小さな改善をまったく考えていない状態に陥っていたら。
ぜひ一度、先にお伝えしたような「手段の目的化（完成を待つだけの状態）」に陥っていないか、客観的に確認してみて下さい。
例えば今回のマニュアルの事例における本当の目的が、マニュアルという成果物を作ることではなく、マニュアルも含めて「業務効率向上を可能な範囲で早く進めること」であったように。
ご自身が心から達成したい目標（あるいは本来の目的）と照らし合わせて、今この瞬間に何を実行すべきかを整理し、実践して頂ければ良いかと思います。
完璧な仕組みの完成を待つ必要はありません。
目標や目的を見失わず、今日できる小さな改善を淡々と積み重ねていきましょう。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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