サブマリン・タスクを浮上させる。『第二領域』を動かす30分の使い方
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、日々の業務に追われて後回しになりがちな、
重要なタスクを着実に前に進めるためのアプローチについて
お伝えさせて下さい。
テーマは、意識の底に沈んでしまったサブマリン・タスクを浮上させ、
まずは30分という時間で具体的な成果を生み出すプロセスについてです。
日々忙しくビジネスを進めていると、
自分にとって本当に大事な目標であるはずなのに、
なかなか取り組めていないタスクがあると思います。
いわゆる『第二領域』と言われる、
「重要だけど、緊急ではない」という領域の活動ですね。
新しいサービスの企画であったり、
長期的な集客の仕組みづくりであったり。
重要だとは頭で分かっていながらも、どうしても急ぎではないため、
目先の緊急対応や日々の業務に手をつけて後回しにしてしまう。
そして、気が付けば数ヶ月も手がついていないということが、
日常の現場では普通に起こってしまいます。
本当に朝から晩まで1分の隙もなく忙しくて、
物理的に着手できないのであれば、それは仕方がないのかも知れません。
しかし、客観的に自分のスケジュールを見直してみると、
意外と1日の中で、ポコッと空いた30分程度の時間は、
捻出できたりすることがあるものです。
ここで大事なのは、この30分程度の時間ができた時に、
本来であれば『第二領域』のタスクに手が付けられたはずなのに、
着手できないことが多いという事実を理解することです。
なぜ、時間が空いたのに着手できないのか。
当然ですが、人間はやろうと意識しないと行動に移せません。
長期間手付かずになっている『第二領域』のタスクは、
日々の生活の中で「手が付けられない状態」が当たり前になりすぎていて、
普段の意識の中にすら浮上してこなくなっているのです。
自分はよく、これを意識の底に沈んだ「サブマリン・タスク」と表現します。
まずは、少しでも時間ができた時に、
このサブマリン・タスクを意識の海面に浮上させ、
「30分だけでも手を付けよう」と意識することが第一歩となります。
そして、時間ができても手がつかないもう一つの大きな理由として、
「30分で実行できるレベルにタスクがブレイクダウンできていない」
という問題があります。
目標をタスクレベルまで分解できておらず、
「新サービス構築」のような大きな塊のまま放置しているため、
いざ30分の空き時間ができても、
何から、どう手を付ければいいかがパッと分からないのです。
ゆえに、結局いつものメール返信などの作業に逃げてしまいます。
そのような状況に陥っている場合は、
空いた30分を使って、まず「タスクのブレイクダウン」だけを行うのが
有効なアプローチだと考えています。
この際、何をするか（作業内容）を考えるのも大事ですが、
その結果として「何を残すか」を考えることがとても大切です。
プロジェクトマネジメントの基本でもありますが、
「成果物ベース」で考えるということです。
例えば、「○○について検討する」という曖昧なタスクにするのではなく、
「検討して、アクションリストを完成させる」とか、
「現状の課題を3つ箇条書きで書き出す」といったように、
行動した結果、何が完成したらOKなのかを定義してタスクを分解するのです。
これをやらないと、「30分検討しました。で、結局何が決まったの？」
という、成果のない曖昧な時間を過ごすことになってしまいます。
先の例で言うと、30分考えてアクションリストが完成しなかったのであれば、
タスクは未完了であり、再度時間を投下して
完成させる手段を考えないといけないということです。
このように、具体的な「成果物」をイメージして、
それを生み出すために必要な時間を使うという考え方で
行動計画を組み立てることが重要です。
そうやって成果物ベースで分解できていれば、
「このタスクなら30分でできるな」とか、
「このタスクを終わらせるには、1時間は集中しないと無理だな」
ということが、明確に把握できるようになります。
そこまでイメージできていれば、
急に予定が空いて30分の時間ができた時にも、
「あ、スタンバイさせておいたあのタスクを実行しよう」と即座に動けるため、
『第二領域』のタスクがいつまでも進まないという事態は避けられるはずです。
ここまでのお話は、
「偶然時間ができたら実行できるように準備しておきましょう」という、
少し受動的なアプローチです。
ここからもう一歩踏み込んで、
「このタスクを終わらせるために、自ら30分を確保しに行く」という、
能動的な姿勢に転じることもあわせて考えてみましょう。
日々のスケジュールはカツカツで余裕がないかも知れませんが、
なんとか30分を捻出できそうなタイミングは本当にないでしょうか。
前後の予定を少しだけ調整してスライドさせる。
あるいは、あらかじめスケジュール上でブロックしておき、
そこで確実に実行するということはできないでしょうか。
いくら忙しいとはいえ、優先順位を上げて時間を確保しようとすれば、
1週間という枠組みの中で、30分すら捻出できないということは、
客観的に見て少ないと思うのです。
待つのではなく、自ら時間を確保しに行く姿勢が大切です。
たった30分進めたところで焼け石に水だ、と感じるかも知れません。
しかし、ゼロで全く手付かずの状態と比べれば、100倍も良い状態です。
そして人間は、少しでも進み始めると、
「さらに少し手を動かして次の成果物を終わらせよう」と
自然と前進したくなるものです。
このように、自ら時間を作りに行って小さな成果物を生み出し、
その結果として、さらに自分を動かす習慣化へと近づけていく。
そんなアプローチを取り入れてみるのも良いと思います。
もし今、意識の底に沈んでいる大切な目標がある方は、
本日の内容をヒントにしていただき、
まずは30分だけでも、ご自身の大切な目標に向けて
着実な一歩を踏み出してみていただければと思います。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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