後回しを卒業し「自分との約束」を守る時間術
おはようございます！
ヴィジョン実現ストラテジスト、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、個人でお仕事をされている多くの方が日々の忙しさの中でついつい後回しにしてしまいがちな大切な作業とどのように向き合い、心のゆとりを持ってご自身の目標を前に進めていくかについてお話ししたいと思います。
日々たくさんの個人事業主の方とお話しさせていただく中で、10月も後半に入ってくると決まって話題に上がるテーマがあります。
やらなければいけないとわかっているのに手をつけられていない作業への焦りです。
この時期、来年の確定申告に向けた経理処理などの事務作業が気になったり、今年の目標が達成できていないことに焦りを感じ始めるのです。
特に個人事業主の場合、ご自身のサービスでお客様に喜んでもらうことや、日々のサポート、目の前のお仕事には本当に一生懸命で、毎日を忙しく充実して過ごされている方がたくさんいらっしゃいます。
自分が大好きな仕事でお客様と向き合っている時間は楽しくてやりがいもありますし、目の前のお客様の笑顔を見るために全力投球してしまう気持ちは、自分も個人で仕事をする人間として痛いほどよくわかります。
しかしその一方で、領収書の整理や帳簿への入力といった事務系の作業、あるいは新しいメニューの準備やブログの整備など、今すぐやらなくても誰も困らないけれど大切な作業となると、途端に表情が曇ってしまう方が多いのも事実です。
どうしても目の前のお客様対応や直接のお仕事が優先になり、自分一人で向き合う作業はついつい後回しになってしまいますよね。
その結果として、気づけば何ヶ月分ものレシートが封筒の中に溜まってしまったり、春先にやろうと決めていた企画が手つかずのままになっていたりと、10月後半のこの時期になって、今年のうちにやるべきことがほとんど進んでいないことに急に焦り始めるというケースを本当によくお伺いします。
もちろん、みなさんも最初から放置しようと思っていたわけではないはずです。
実際にお話を聞いてみると、年の初めや思い立ったばかりの頃は、毎日少しずつでも進めようと努力していたり、週に一回は必ず時間を取ろうと決めていたりした方が大半です。
最初の1ヶ月や2ヶ月は順調にできていたのに、ある時たまたま仕事が立て込んで1週間ほど手をつけられない時期があると、そこからぷっつりと糸が切れたようにやらなくなってしまう。
これは決して珍しいことではなく、自分がお会いする方々の中でも一番よくお伺いする典型的なパターンです。
一度溜めてしまうと、それを見るだけでなんだか気が重くなってしまい、見なかったことにして心の引き出しの奥にしまいたくなるものですよね。（笑）
では、現状の毎日の中でそうした作業をする時間が取れないのかというと、実はそうではないということに、ご自身でも薄々気づいていらっしゃる方が多いのも事実です。
もし本気で取り組もうと思えば、どこかで30分や1時間くらいの時間を確保することは決して不可能ではないと頭ではわかっている。
それでもなかなか手をつけられないのは、決して能力が低いからでも、性格がズボラだからでもありません。
ただ単純に、今の日常の中で後回しにしがちな作業に取り組むためのスイッチが入る仕組みができていないだけなのだと自分は考えています。
多くの方が、落ち着いたらやろう、時間ができたらまとめてやろうという意識を持っていらっしゃいます。
まとまった時間が取れる日に一気に綺麗に片付けようと思いがちです。
ですが、日々お客様のために走り回っている個人事業主の日常において、何の予定もないぽっかり空いた自由な時間が自然発生することなど、現実的にはほとんどありませんよね。
仮にふと1時間ほど予定が空いたとしても、溜まっているメッセージの返信をしたり、SNSの投稿を作ったり、あるいは日頃の疲れを癒すために少しホッと一息ついたりしているうちに、あっという間に時間は過ぎてしまいます。
つまり、時間ができたらやろうという受け身の姿勢で待っている限り、取り掛かるための時間はいつまで経ってもやってこないというのが現実です。
ここでぜひ取り入れていただきたいのが、「時間ができたらやる」のではなく「やるための時間を先に作る」という思考の転換です。
年末や期限の直前になって、時間に追われながら泣きそうな気持ちでパソコンに向かうのは本当に苦しいものです。
これは例えるなら、夏休みの宿題を8月31日になってから徹夜で一気に片付けようとするようなものです。
ギリギリになって焦って取り組むと、自分の時間をコントロールすることが難しくなりますし、何より慌てて作業をすることでミスが増えたり、本来のクオリティが出せなかったりと、作業の精度が下がってしまう可能性も大いにあります。
さらに、やらなければいけないことがあるというプレッシャーをずっと頭の片隅に抱えたまま毎日を過ごすのは、精神的にもかなりの負担になります。
だからこそ、今から少しずつでも自分のペースで進めていくという攻めの姿勢に切り替えることが、ご自身の心とビジネスの両方を守るための大きなポイントになります。
とはいえ、理屈ではわかっていても、それができないから困っているんですというお声が聞こえてきそうです。（笑）
日々の仕事や家事などで忙しい中で、どうやってその時間を確保すればいいのか。
そのお悩みを解決するための、今日からすぐに実践できるとてもシンプルで強力な方法を一つお伝えします。
それは、普段ご自身がスケジュール管理に使っている手帳やスマホのカレンダーに、あらかじめその作業をするための時間を「予定」として書き込んでしまうことです。
たったこれだけ？と思われるかもしれませんが、これが驚くほど効果を発揮します。
自分の頭の中だけで、今週のどこかでやろうと思っていても、目の前の忙しさに紛れてしまい、そのことを思い出すタイミングすらなかなかないというのが日常のリアルな姿です。
しかし、カレンダーの上にあらかじめ予定として日時を決めて書き込んでおけば、たとえどんなに慌ただしい毎日を送っていたとしても、その日のその時間が来ればカレンダーが確実に教えてくれます。
例えば、毎週水曜日の午前10時からの30分間、あるいは毎日の業務を始める前の15分間など、ご自身のライフスタイルに合わせて無理のない範囲で構いません。
まずはカレンダーの枠をブロックして、その時間を自分の作業のための時間として確保してしまうのです。
ここで一番大切なポイントは、お客様との打ち合わせや大切なアポイントと同じくらい、この「自分との約束」を丁寧に扱ってあげることです。
もちろん、個人でお仕事をされていれば、急なお客様からのご連絡やどうしても外せない用事が入ってしまい、カレンダーに書いていたタイミングで作業ができないこともあると思います。
そんな時は、自分を責める必要はまったくありません。
もし予定していた時間に作業ができなかった場合は、その予定をただ消して流してしまうのではなく、その場ですぐに別の日の空いている枠へスケジュールを移動させて、再度設定し直せばいいのです。
お客様との予定が変更になった時に、必ず別の日程を再調整するのと同じ感覚ですね。
この「予定がズレたらその場で別の枠に動かして確保し直す」というルールさえ守って調整し続ければ、作業が完全に放置されてしまうことはなくなり、いつか必ず実行できるようになります。
もし実際に作業をしてみて、最初に予定していた時間だけでは終わらなかったとしたら、それは単純に作業時間の見積もりが少し足りなかったというだけのことです。
その場合は、また来週のカレンダーにもう1枠、必要な時間を追加して予約すればいいだけのシンプルな話です。
そのために他の予定を少し調整する必要が出てくるかもしれませんが、それは期限の直前になって追い込まれ、お客様との大切な予定やご自身の睡眠時間をすべて削って最優先で作業に追われることに比べれば、はるかに楽で現実的に実行できることではないでしょうか。
お気に入りのカフェに行って美味しい飲み物を頼み、この30分だけは手をつけられていなかった作業をすると決めてカレンダーに書き込むのも素敵だと思います。
10月後半の今からこの仕組みを取り入れて、週に1時間でも時間を確保していけば、気になっていた経理処理はもちろん、やりたかった企画や準備も着実に進み、年末を迎える頃にはスッキリとした気持ちで新しい年の目標やビジョンを描く時間に集中できるようになると思います。
このカレンダーに時間を予約する方法は、経理などの事務作業に限らず、新しい商品の企画やブログの執筆、ご自身の学びの時間など、本当はやりたいし、やらなければいけないとわかっているのに、ついつい日常の中で流してしまいがちな大切な取り組みすべてに応用することができます。
ご自身の理想のビジョンを実現していくためには、こうした日々の小さな「自分との約束」を一つずつ形にしていくことが何よりの近道になります。
とてもシンプルですが、あなたのビジネスと心のゆとりを守るための強力な解決策になると確信しています。
まずは来週のカレンダーを開いて、30分間の予定を1つ書き込むところから、ぜひ一度騙されたと思って試してみてください。
きっと数週間後には、騙されていなかったと笑顔で実感していただけるはずです。（笑）
今日も一緒にやり抜きましょう！
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