開始と終了をセットで管理する。確実な実行を生み出す時間コントロールの仕組み
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、日々のタスク管理やスケジュール管理において、意外と見落とされがちなポイントについてお伝えさせて下さい。
テーマは、会議やタスクの「開始」と「終了」のタイミングを必ずセットで設定し、その両方をしっかりとコントロールする仕組みについてです。
私たちは日々の業務の中で、スケジュール帳やカレンダーツール、あるいはToDoリストなどのタスク管理ツールを使って管理しているのではないでしょうか。
その際、みなさんは一つひとつの予定に対して、開始時刻と終了時刻、そしてタスクの着手時期と完了時期を、どちらも明確に意識して設定されているでしょうか。
まずは「会議（スケジュール管理）」における、開始と終了のコントロールについて考えてみます。
よく言われる事例として、日本人は会議の開始時間には非常にきっちりしているという話があります。
たしかに、開始時刻に遅れないように集まるという観点では、多くのビジネスパーソンがしっかりと時間を守って行動しています。
開始時点で、「誰が参加しているか」「誰が遅れてきているか」といったチェックが（明示的ではないにせよ）行われている状態が多いと思います。
しかし、会議の「終了時刻」に対するコントロールはどうでしょうか。
議事進行役やファシリテーターが予定されていた終了時刻に会議を終えられず、ずるずると時間を延長して議論を続けてしまう。
あるいは、参加する側も会議がずるずる延びることに違和感を持たずに参加し続けてしまう。
ビジネスの現場では、そうした光景が日常茶飯事として見られるのではないでしょうか。
本来であれば、事前に設定されたアジェンダ（議題）に沿ってタイムコントロールを行い、想定した時間内に議論を収めて結論を出すのがファシリテーターの役割です。
与えられた時間の中でアジェンダを全て消化し、結論まで到達するというのが、会議のワンセットになります。
仮に、想定の時間内でアジェンダが全て消化できなかったり、結論まで持っていけなかったりする場合には、本来の終了時刻が来た時点で一旦会議を止めるべきです。
その上で、改めて時間延長の合意をとるか、別の日程を設定して継続議論をするリカバリー策を講じるなど、明確なコントロールをする必要があります。
終了時間をずるずると30分、1時間と引き延ばしてでも、その場で結論まで持っていこうとするのは、全体の生産性を下げるアプローチになってしまいます。
なぜなら、前の会議が長引いたからといって次の会議に遅れて参加するような事態が発生すれば、関係者全員のその後のスケジュールをすべて狂わせてしまうからです。
会議においては、開始時刻だけでなく、終了時刻をしっかりと意識してコントロールすることが重要だと考えています。
一方で、「タスク管理」についてはどうでしょうか。
会議とは逆に、タスク管理の現場で多く見られるのは「終了（期限）」の設定のみが強く意識されている状況です。
「このタスクはいつまでに終わらせる必要がある」という大きな目標に対し、その下のサブタスクに、求められている期限から逆算してスケジュールに割り振っていくアプローチが、多くの現場で採用されていると思います。
しかし、多くの方々がご経験されている通り、期限だけを設定するこのやり方だと、目標達成において失敗してしまうことも多々あります。
それはどういうことかと言うと、「タスクに着手したタイミングで、すでに期限を守れないことが確定している」という状況が起こり得るからです。
例えば、実作業としてどんなに頑張っても3日間かかるタスクがあったとします。
そのタスクに対して、「期限は明後日だから、今日から実行しよう」と思って初めて着手したとします。
どんなに頑張っても3日かかるのですから、着手した瞬間に、もうそのタスクは期限を超過することが確定してしまっています。
期限のみを意識して管理している場合、「いつ着手すればいいか」という開始のタイミングが不明瞭になります。
その結果、着手するタイミングをなんとなく感覚で決めてしまい、取り掛かった時点ですでに遅延が確定しているという状況が発生するのです。
あるべき姿は、それぞれのタスクに対して、実働でどれくらいの日数（時間）がかかるかという見積もりを事前にしっかりと立てておくことです。
タスク管理は、その見積もりを前提にして、「期限がいつか」ということだけでなく、「開始時期（着手時期）がいつになるか」ということもセットで設定しておく必要があります。
つまり、それぞれのタスクに対して「いつから始めて、いつ終わる予定か」を計画の段階で決めておくということです。
この管理を機能させるためには、日々の進捗管理において、期限通りに終了しそうかということと同じくらい、「着手タイミングが予定通りに行われているか」を確認してコントロールする必要があります。
なぜなら、見積もりを立てている以上、予定していた着手タイミングでタスクに取り掛かれなかった場合、必ずその後の進捗に影響をもたらすことになるからです。
ここで重要になるのが、PDCA（計画・実行・評価・改善）のサイクルを回しながら目標達成に向かうプロセスです。
計画を立てて満足するのではなく、実行した結果を客観的なデータとして振り返り、次のアクションに繋げていく。
もし、予定していた日にタスクが着手できなかった場合はどうするべきでしょうか。
本来であればスケジュールの見直しが必要なところを、安易に睡眠時間を削ったり、残業を増やしたりして時間を捻出しようとする行動にすり替わってしまうことが多々あります。
しかし、そうした気合や根性で乗り切るスタイルは、長期的なパフォーマンスとしてはマイナスになります。
予定通りに着手できなかった場合は、全体のスケジュールに余裕（バッファ）があって吸収できるのかを確認し、そうでない場合は他のタスクと調整しながら実働をコントロールしていく必要があります。
「どうにか期限までに間に合わせればいい」という観点から、着手のタイミングはおろそかになりがちです。
しかし、どう頑張っても物理的にかかる時間は存在します。
そこには、気合や「がんばり」だけでは乗り越えられない壁があります。
だからこそ、タスク管理は「開始」と「終了」の日程をセットでコントロールすることが重要なのです。
これまで見てきたように、日本のビジネス現場では、なぜか会議は「開始時刻」ばかりが厳守され、タスクは「完了時期」ばかりが強くコントロールされている状態が見受けられます。
しかし、プロジェクトマネジメント観点で言えば、会議もタスクも、いずれも「開始と終了」のタイミングをちゃんと決めて関係者間で認識合わせをし、それに向かって行動するということが不可欠です。
私たちビジネスパーソンが持つ時間やリソースには限りがあります。
だからこそ、必要な管理を着実に行う仕組みが必要です。
みなさんも、日々のタスク管理や会議の設定において、開始と終了のどちらか一方だけをコントロールしている状況が発生していないか、改めて確認してみて頂ければと思います。
もし今、片方のみの管理になってしまっている方がいらっしゃれば、まずは「必ず開始と終了をセットで管理する」という運用に変えてみて頂くだけでも、全体の進捗が非常にコントロールしやすくなるはずです。
少し視点を変えるだけで、より確実な行動へと改善していけるかと思いますので、ぜひ一度ご自身の管理方法を確認してみて下さい。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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