未来のタスクを脳から手放す。保留タスクの一元管理の仕組み
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、日々のタスク管理において「まだ直近でやるタイミングではないけれど、確実にいつかやらなければならないタスク」をどのように扱うかについてお伝えさせて下さい。
テーマは、未来のタスクを一旦自分の頭の中から手放し、必要なタイミングで確実に取り出すための仕組みについてです。
私たちは日々の業務の中で、様々なツールを使って自身のタスクを管理しています。
Googleカレンダーに代表されるようなカレンダーツールや、スマートフォンのToDoリストアプリなどを活用されている方も多いと思います。
あるいは、手帳を開いてご自身で手書きでやるべきことを書き出して、整理しているという方もいらっしゃるかも知れません。
それぞれのツールには得意な領域があります。
例えばカレンダーツールの場合は、具体的にやるべきことが決まったタイミングで、「いつ、何をするか」という時間をブロックして設定するのには非常に向いています。
しかし、「直近で手をつける必要はないけれど、来月のどこかで着手しなければならない」といった、しばらく先のタスクを管理するには、カレンダーは少し使いづらい部分があります。
実行日が確定していないものを無理にカレンダーに置くと、毎日予定を移動させるだけの無駄な作業が発生してしまうからです。
では、そうした未来のタスクをToDoリストに入れておけばいいかというと、そこにも管理上の難しさが発生します。
一般的なToDoリストは、今日やるべき重要なタスクも、来月でいいタスクも、すべてが同じリスト上にフラットに並んでしまいます。
優先順位や着手タイミングが全く異なるタスクが混在していると、リストを見るたびに「これはまだやらなくていい」「これは今日やるべき急ぎの案件」と脳内で仕分けをする必要が生じ、それが目に見えないストレスとなって私たちのエネルギーを奪っていくのです。
直近でやるべきタスクについては、カレンダーツールや日々のタスク管理の中にしっかりと組み込んで、「いつ何をやるか」という観点で進捗管理を行うことが不可欠です。
そこの具体的なやり方は、みなさんそれぞれに適したやり方をお持ちだと思いますし、本日の主題ではないのでここでは割愛させていただきます。
本日メインでお伝えしたいのは、まだ直近やるタイミングにはなっていない未来のタスクの管理方法です。
自分は日頃の目標達成のサポートにおいて、タスク管理のやり方の一つとして「9マス塗りつぶし法」というアプローチを提唱しています。
その詳細なフォーマットについてはここでは触れませんが、そのメソッドを構成する重要な概念の一つに「タスク・デッキ」というものがあります。
このタスク・デッキとは何かというと、実行するのがまだ先であったり、実行日が決まっていない未来のタスクや保留中の案件を、一旦すべて放り込んで一元管理しておくタスクの貯蔵庫のような場所です。
月曜日から日曜日までの間で実行する直近のタスクに関しては、カレンダーや今週の計画表の上で管理します。
しかし、そこに登場しない「来週以降にやるタスク」や「いつかやるタスク」に関しては、日々の視界には一切入れず、一旦すべてこのタスク・デッキの中で管理するというルールを設けているのです。
このタスク・デッキで管理する際に、一つだけ守るべきルールがあります。
それは、タスク・デッキに集約するすべてのタスクに何かしらの「期限」を持たせるということです。
もちろん、クライアントとの約束や提出日が決まっているものは、その具体的な期日を明確に残して管理します。
ポイントになるのは、まだ期日が具体的に決まっていないタスクです。
そうしたタスクであっても、ただ漠然と置いておくのではなく、「一旦仮置きでいいので、いつまでに終わらせる必要があるか」という観点で、必ず仮の日程を設定して置いておくようにします。
確定した期限であろうと、仮設定の期限であろうと、すべてのタスクが何かしらのターゲット日付を持っているという状態を作ることが重要です。
このタスク・デッキを活用することの最大のメリットは何かというと、一旦ここにすべてを書き出して預けることによって、自分の頭の中から「当分先に処理するであろうタスク」の存在を完全に忘れてしまってもいいということです。
人間の脳のリソースには限界があります。
当分先にやるべきことを常に頭の片隅に置いたまま日々の業務をこなすというのは、バックグラウンドで不要な処理を大量に走らせているような状態であり、貴重なリソースの無駄遣いになってしまいます。
普段の頭のリソースは、今日実行すべき目の前のタスクに対して100%振り分けた方が、圧倒的に行動の精度もスピードも上がります。
このような無駄遣いを避けるためにも、未来のタスクは脳内にとどめず、タスク・デッキという外部の場所に一元管理して積み上げておくことが、プロジェクトマネジメント観点でも極めて重要だと考えています。
では、このタスク・デッキに集約されたタスクは、どのようにして実行に移していけばいいのでしょうか。
ここで重要になるのが、毎週末などに実施する「週次計画」のタイミングです。
毎週の新たなスケジュールを立てる時に、必ずこのタスク・デッキをチェックするようにします。
必要なのは、各タスクの期限を確認し、そのタスクを完了させるためにどれくらいの作業期間が必要かを常に把握しておくことです。
そして、「このタスクの期限を守るためには、今週から着手しないといけないな」あるいは「これは今週中に完了させなければいけないな」というタスクだけをデッキからピックアップし、今週の各曜日の実行枠へと当てはめていきます。
逆に言えば、この週次計画のタイミングで実行枠に当てはめるまでは、デッキの中にあるタスクはずっと忘れてしまっていても構いません。
すべてに期限が設定されており、毎週必ずデッキを見直すという仕組みがある以上、そのまま放置して問題が起こることはないからです。
ここでも、今やらなくていいことに対して無駄なリソースを割かないという原則を徹底します。
計画の時にタスク・デッキから各曜日へと再配置したタスクは、週が始まったタイミングでどんどん片付けていきます。
PDCA（計画・実行・評価・改善）のサイクルを回しながら目標達成に向かうプロセスの中でしっかりと進捗把握をしていきます。
計画を立てて満足するのではなく、実行した結果を客観的なデータとして振り返り、次のアクションに繋げていく。
そうやって着実に歩みを進めていけばいいと思います。
一方で、状況が変って、予定に組み込んでいたタスクが「今週はできなくなった」あるいは「しばらく先に実行すればよくなった」と見直されることもあります。
そうした場合は、そのタスクを目の前のリストに残していつまでも管理し続けるのではなく、一旦タスク・デッキへと退避させ、今週の計画からは外してしまうという管理も有効です。
終わらないタスクに対して無駄なリソースを割かず、再びタスク・デッキに情報を集約することで、全体の無駄を排除するという考え方になります。
タスク管理において本当に重要な点は、管理すべきものを、管理すべきタイミングでしっかり管理して、行動に繋げるということです。
すべてのタスクを常に目の前に並べて、不安になる必要はありません。
もし今、頭の中に「いつかやらなきゃいけないこと」がたくさん浮かんでもやもやを感じている方がいらっしゃれば、まずはタスク・デッキのような場所にすべてを書き出してみて下さい。
管理のための管理にならないように、無駄なリソースを使わずに必要な管理だけを着実に行う。
そんな仕組みづくりの参考にして頂ければ嬉しいです。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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