意識の底に沈めない。サブマリン・タスクを日常に組み込む仕組み
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、日々の業務の中で
いつの間にか意識の底に沈んでしまうタスクの管理方法について
お伝えさせて下さい。
テーマは、見えなくなってしまったタスクを日常の視界に引き上げ、
確実に実行していくための具体的な工夫についてです。
まずは、そもそもなぜタスクが
サブマリンのように深く沈み込んでしまうのかというお話からです。
みなさんもご経験があるかも知れませんが、
お正月に立てた「今年の目標」が、
なかなか達成できない理由をご存知でしょうか。
多くの場合、トライしてみたけど上手くいかなかったというよりは、
そもそも日常の行動の中にその目標が入り込めておらず、
気がついたら取り組むこと自体を忘れて数ヶ月経っていた…
ということが往々にしてあります。
これは、日々のタスク管理において、
緊急ではないけれど重要な『第二領域』の案件が
常に後回しになってしまう構造と同じ状態と言えます。
目の前の大量のメール返信、今日が期限の資料作成、
突発的なトラブルへの対応などに追われていると、
どうしても「まとまった時間ができたらやろう」
「もう少し心に余裕ができたら着手しよう」という考えに陥ってしまいます。
しかし、現代のビジネスパーソンの日常において、
何もしないで「まとまった時間」や「心の余裕」が勝手に生まれることなど、
まずあり得ないと言っていいでしょう。
その結果、いつまで経っても時間は空かず、
タスクは完全に意識の海面下へと姿を消してしまうのです。
自分はこの状態を、レーダーから消えて見えなくなる
「サブマリン・タスク」と呼んでいます。
ここで一番重要なのは、いかに日々の行動の中にそのタスクを組み込み、
少しでも着手できる状態を意図的に作るかということです。
「時間ができたらやろう」と受動的に待つのではなく、
こちらから能動的に、いつ、どの時間枠を使って何をするかを
先回りしてデザイン（設計）していく必要があります。
例えば、カレンダー上の空いたスケジュールを見つけて、
30分でも15分でもいいので時間枠を確保します。
そして、その時間をただ「新規企画について考える時間」にするのではなく、
プロジェクトマネジメントの基本である成果物ベースで捉えるのです。
「現状の課題を箇条書きのメモで3つ書き出す」
「企画書の目次の第一階層だけを作成する」といったように、
その短い時間で終わらせる具体的な成果物を仕上げることを決めて、
日々のToDoリストの中に確実に落とし込んでいきます。
このように、毎日意識を持って実行するという能動的な姿勢を作ることが、
重たいサブマリン・タスクを動かす第一歩だと考えています。
この時、日々の管理において気をつけていただきたいのが、
「使うツール」の選択です。
新しい目標に取り組む時、心機一転して、
世間で評判の良い新しいタスク管理アプリなどを
導入しようとする方がいらっしゃいます。
しかし、これまで使っていなかったツールを新しく運用しようとすると、
思いがけない壁にぶつかります。
ブラウザのタブをわざわざ切り替えるのが面倒くさかったり、
新しいUIでの細かな入力作業自体が手間に感じてしまったりして、
結果的にタスクを入力すること自体をやめてしまう。
実務の中でこうしたちょっとした摩擦（面倒くささ）があると、
人間はすぐにそのツールを使わなくなってしまうからです。
新しい仕組みを日常に無理なく定着させるために一番良いのは、
現在ご自身が使い慣れているスプレッドシートやスケジュール帳などの
すでに運用している実績があるベースを活用しながら、
そこに少しだけ改良を加えることです。
普段から必ず目にする身近なツールの中に組み込むことで、
日々の業務の中で自然と目に入り、
意識からの抜け漏れを防ぐことに繋がります。
そしてもう一つ、運用していく上で
非常に重要なポイントがあります。
それは、カレンダーに組み込んで予定していたサブマリン・タスクが、
突発的なトラブル対応や、上司からの急な依頼などによって、
どうしても実行できなくなってしまった場合の対応です。
ビジネスの現場では、どれだけ緻密に計画を立てても、
こうしたイレギュラーは必ず発生します。
多くの場合、「今日は急ぎの仕事が入ってしまったから仕方ない」と、
そのまま「次の余裕ができたタイミングで実行しよう」と
判断を流してしまうことが多いと思います。
しかし、少し考えてみて下さい。
これまで「余裕ができたらやろう」という考えになっていたからこそ、
サブマリン・タスクとして深く沈んでいたわけです。
それをまた同じように「次、時間が空いたら」と管理してしまった場合、
おそらく次の実行タイミングは訪れないでしょう。
人間は、一度保留にしたタスクを再び引っ張り出すことに、
非常に大きなエネルギーを必要とします。
そうならないために、仮にその日に実行できなかったとしても、
「じゃあ、いつどこで実行するのか」を
ちゃんとリスケジュールして管理する必要があります。
その日にできなかった成果物の作成を、
翌日以降のどこの時間枠にスライドさせるのか。
それとも、全体のキャパシティを超えてしまうのであれば、
一旦保留状態に戻して、計画全体を再度考え直すのか。
これを曖昧なまま放置せず、その日のうちに再配置する。
以前お伝えした「即日再計画」の考え方です。
これにより、他のタスクと同様に
「指定した時間が来れば実行する」という認識が改めて生まれ、
タスクを意識の底に沈めず、常に浮上させ続けることができます。
実行できなかった場合は、即日で次のタイミングを狙って再配置する。
このような活動を通して、サブマリン・タスクを確実に管理し、
実行できる環境を作り続けることを意識していただければ、
大切な目標が水面下に沈んだままになることは防げるはずです。
もし今、実行できていない重要なタスクを抱えている方がいらっしゃれば、
ぜひ本日の内容をヒントにしていただき、
ご自身のサブマリン・タスクを沈めないような
適切な管理を取り入れてみて頂ければと思います。
日々のタスク管理に、少しでもお役立て頂ければ嬉しいです。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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