ありたい姿から逆算する。優先順位と時間を生み出すタスク整理の仕組み
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、日々の忙しさの中で「何から手をつけていいか分からない」という状態から抜け出し、本当に必要な行動にフォーカスするための考え方についてお伝えさせて下さい。
テーマは、自分が本来どうありたいかという「理想の状態」から逆算して、タスクの優先順位を整理する仕組みについてです。
自分は日頃、クライアントの方々と個別の課題解決に向けてお話しさせていただく機会が多くあります。
そのセッションの中で、目先の課題を整理しようとする際に必ず直面するのが「優先順位の付け方」というテーマです。
日々の業務に追われていると、どうしても「今抱えているすべてのタスクをどうやって終わらせるか」という目先のことばかりに意識が向いてしまいます。
時間が足りない、どうやって時間を捻出すればいいか分からないとお悩みになる方は多くいらっしゃいます。
そうした時は、まずは現在抱えているタスクの棚卸しを行い、その棚卸ししたタスクに対して、どう優先順位をつけて対処していくかということをお伝えしています。
ここで多くの方がつまずくのが、優先順位をどうつけていくかという基準の部分です。
実は、この優先順位の付け方については「唯一絶対の正解」というものは存在しません。
クライアントの方々が抱えているプロジェクトは、それぞれのビジネスの状況であったり、達成したい目標であったり、周辺環境によって全く異なってくるからです。
その中で、何に優先的にリソースを振り分ける必要があるか、どんな順番で実行する必要があるかというのは、それぞれのプロジェクトごとに変わってきます。
そうであるならば、それぞれの状況に応じて「自分は何を優先するのか」をしっかりとご自身で考えないといけません。
この答えは、クライアントの方ご自身がそれぞれ持っているというのが現実のはずです。
しかし、実際にはクライアントの方ご自身に問いかけてみても、明確な優先順位がつけられなかったり、つけたとしても基準が曖昧であったりするケースが非常に多く見受けられます。
ご自身が本来何を達成したくて日々行動しているのかという目的意識が、日々の忙しさの中でぼんやりとした状態になってしまっているのです。
基準がないままタスクを処理しようとすると、すべての案件が同じくらい重要で緊急なものに見えてしまい、それら大量のタスクを処理することがストレスとなって私たちのエネルギーを奪っていきます。
そのため、個別のタスクや課題の整理をお伝えする前に、「そもそもどういう状態になりたいか」という前提の整理からお付き合いさせていただくことも多々あります。
どんな風に1日を過ごしたいのか。あるいは1週間をどのように過ごしたいかという日々の過ごし方の理想、どういう状態になったら自分はハッピーだと言えるのかという、ご自身の内面にある基準の整理です。
このような「ありたい姿」をまずは明確に整理することが、すべての行動の起点として重要になります。
これこそ、思い描く姿は一人ひとり違ってきますので、ご自身にしっかりと向き合って考えていただく必要があります。
この点に関して、日々のスケジュールの中で「考えるための時間を捻出することが難しい」とお感じになる方も多くいらっしゃいます。
そのため、自分はいつも「カレンダーに思考を整理する時間をあらかじめ組み込んで下さい」とお伝えしています。
ここでありがちな失敗が、無目的に「とりあえず毎日1時間」あるいは「毎日30分」という枠を無理やりカレンダーに入れてしまうことです。
目的とゴールが曖昧なまま時間だけを確保しても、日々の緊急対応に押し流されてしまい、「今日もできなかった」「明日もできなかった」という状況が発生してしまいがちです。
この際も、自分がお伝えしているのは、まずは「その整理という作業にどれぐらいの時間がかかりそうか」をご自身でイメージしていただくことから始めます。
どれぐらいのボリューム感がある話なのか。
どんな手法でタスクの棚卸しをするのか。
棚卸しをした後は、どのようにカテゴリー分けをして整理するのか。
そうした「棚卸しの後の整理作業」までを含めた具体的なプロセスをイメージしていただくことから始めます。
その結果、実際に自分の思考やタスクを整理するというプロジェクト全体に対して、どれぐらいの時間が必要かというのを見積もっていただくということです。
ただ「タスクを書き出す」という漠然とした作業として捉えるのではなく、「現状のタスクリストを作成し、それぞれにかかる時間を算出し、理想の状態と照らし合わせてカテゴリー分けをする」という具体的な行動ベースに落とし込みます。
その上で、「いつまでにこの整理作業を終わらせたいか」という目標設定もしていただきます。
これにより、無目的に毎日1時間を確保するという漠然とした目標ではなく、「トータル何時間を、いついつまでに確保する」という結果からの逆算スケジュールを立てることが可能になります。
例えば、整理するのにトータルで10時間が必要で、毎日頑張って1時間だけは捻出できるという状況であれば、「1時間×10日間」がこのタスクを実行するのに必要になります。
そうすると今度は、その「1時間×10日間」をカレンダー上のどこの実行枠に配置するかという具体的な検討に入ることができます。
連続で10日間取れるかも知れませんし、どうしても日中のスケジュールが詰まっていて、何日かおきにしか取れないということも起こり得るでしょう。
そう考えた時に、本来の期限と実際に時間が取れるタイミングを確認し、現実的なスケジュールや期限設定を見直していくという流れになっていきます。
このような一連の作業を通して、実際に自分がどう動くかということも含めて予定を組み立てていくということです。
そうして、確保した時間で実際に整理を実行していただき、やるべきことを明確にしていただきます。
その結果、ありたい姿と現状のギャップに向き合うことができ、自分にとって何が大切かということが明らかになってきます。
「今すぐやるべきタスクはどれか」
「将来的に着手した方がいいタスクはどれか」
「できれば手放した方がいいタスクはどれか」
このような形で、すべてのタスクがカテゴリーごとに整理されていきます。
この整理した結果に基づいて優先順位を決めていくというのが、正しい考え方です。
冒頭でお伝えしたような「日々やることがいっぱいで何から手をつけていいかわからない」という状況において、この優先順位に基づいて、今やれることで改善できそうなこと、あるいは本当に集中すべきタスクにフォーカスできるようにスケジュールを組み直すことが大切です。
これを考える上で重要になるのは、「手放した方がいいタスク」をどのように手放していくかということです。
優先順位が低いと分かったからといって、明日からいきなりすべての作業をやめられるわけではありません。
いかに日々の業務の進め方を効率的に組み立て直すかや、いかに部分的にだけでも他の人に任せられるタスクを増やせるかということを考えて、現実的なスケジュールを組むということが大切だと思います。
手放すためには、引き継ぎの資料を作成したり、新しい仕組みを導入したりといった「手放すためのタスク」が一時的に発生することもあります。
それらも含めて、中長期的な視点でPDCA（計画・実行・評価・改善）のサイクルを回しながら目標達成に向かう。
計画を立てて、実行した結果を振り返り、次のアクションに繋げていくことが不可欠です。
このように、そもそも自分が達成したい目標やありたい姿というのを明確にイメージし、そこからの逆算で優先順位を決めて自らのタスクやスケジュールを確定させるという行為は、目標達成において非常に重要になります。
もし今、日々が忙しすぎてタスクが回らないというもやもやを感じている方がいらっしゃれば、まずはご自身の「理想の状態」を定義し、このような優先順位付けの考え方に基づいて一度整理してみて頂ければと思います。
ちょっと日々の業務から離れて、お近くのカフェに行って思考の整理をしてみるというのも有効なアプローチとしておススメですので、ぜひお試し下さい。
（もちろん、オフィスの中など、ご自身が最も集中できる環境であればどこでも構いません。）
今日も一緒にやり抜きましょう！
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