未来のための時間を作る。重要な課題を確実に前へ進める仕組み
おはようございます！
思考の整理から、課題設定、実行推進までを寄り添う「ビジョン実現ストラテジスト」、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、自らビジネスを進めていく中で、つい後回しになってしまう「未来のための時間」をどのように確保し、日々の行動に落とし込んでいくかについてお伝えさせて下さい。
テーマは、緊急ではないけれどご自身のビジネスにとって極めて重要な課題（いわゆる『第二領域』）を、日々のスケジュールに組み込んで確実に前へ進めるための仕組みについてです。
ひとりでビジネスをされていると、毎日のようにお客様からのご相談に対応したり、期日が迫っている業務を処理したりと、目の前の緊急な対応に1日のほとんどの時間を奪われてしまうことが多いと思います。
そのようなタイトな毎日の中で、新しいサービスの企画を立てることであったり、ご自身のビジネスの方向性や仕組みを根本から見直す作業であったりと、すぐには目に見える結果が出ないけれど、将来のビジネスの柱となるような重要な課題に取り組む時間を確保するのは、本当に難しいものです。
「今は目の前の対応で手一杯だから、この忙しい時期が落ち着いたらじっくり取り組もう」
そのように考えて、スケジュール帳の隅に書き留めたまま、何週間も手つかずになってしまっているタスクはないでしょうか。
しかし、ビジネスを続けている限り、完全に落ち着いて時間がたっぷりと余るような日は、待っていてもなかなかやって来ないものです。
そのため、現状維持のまま時間だけが過ぎていき、頭の中には「やらなきゃいけないのにできていない」という焦りや重圧だけが蓄積していく状況に陥ってしまうことも多いです。
自分は日々のセッションの中で、この『第二領域』の課題をいかに実行に移すかというご相談をよくお受けします。
これを解決するには、気合いや根性で睡眠時間を削って無理やり取り組むのではなく、プロジェクトマネジメントの力を使って、具体的なタスクとして日常の中に組み込むための流れを作ることが必要になります。
本日はそのステップを順番に整理してお伝えいたします。
第一のステップは、取り組みたい課題を実行するための時間を見積もることです。
その課題を形にするために、トータルでどれくらいの作業時間が必要になるのかを、まずは客観的な数字として算出します。
ただ、今までやったことのない新しい課題の場合や、漠然とした大きな目標の場合、そもそもどれくらいの時間がかかるのか全く見当がつかない場合もあると思います。
そのような時は、その課題の粒度が現状のままでは大きすぎるというサインです。
時間が見積もれない場合は、ご自身が具体的な作業時間をイメージできるレベルまで、タスクをさらに細かくブレイクダウン（分解）していきます。
一つの大きな塊を、ご自身の行動だけで確実に完結できる小さな作業の集まりに分解し、それぞれの作業にかかる時間を見積もって積み上げていきます。
これを行うことで、正体不明だった巨大な壁が、今日処理できる現実的なタスクの集まりへと変化します。
第二のステップは、その課題をいつまでに、あるいはどれくらいの期間で決着をつけたいかを考えることです。
例えば「3ヶ月後にはこの形にする」といったゴールを設定します。
そして、設定したゴールと先ほど見積もったトータルの作業時間から逆算して、一週間あたり、あるいは毎日どれくらいの時間をその課題に投下する必要があるのかを計算します。
ここで非常に大切なポイントがあります。
それは、算出した時間見積もりには、必ずバッファ（余裕）を持たせておくということです。
自分の経験上、できれば2割くらいのバッファを乗せておくのが安全だと考えています。
新しく取り組む課題において、予定していた作業が想定外に難航したり、追加の確認作業が発生したりすることは日常茶飯事だからです。
最初から100パーセントの力でギリギリの計画を立ててしまうと、少しでもズレが生じた時に計画全体が破綻し、それが挫折に繋がってしまいます。
バッファを持たせることは、ご自身のビジネスを安全に進めるためのクッションになります。
第三のステップは、毎日の必要な投下時間が見えたら、それを現実とすり合わせることです。
算出した投下時間を、ご自身の今の実際の生活リズムや既存のスケジュールの中に入れ込むことが本当に可能かどうかを確認します。
実は、ここがビジネスを前へ進める上で一番重要なフェーズになります。
多くの場合、既存の業務や日々の生活ですでにスケジュールが埋まっているため、新しい課題のための時間をそのまま入れ込むことは困難です。
もし入れ込めないことが分かった場合は、「頑張ればなんとかなる」というような精神論に頼るのではなく、どうすれば物理的に時間が入るのかを客観的に考えます。
例えば、今やっている業務の中で思い切って減らせるものを探す。
ご自身でなくてもできる業務を仕組み化して誰かに任せる。
時間的な猶予がある他のタスクは一旦保留にしてストップさせる。
あるいは、新しい課題の完了日程自体を少し延期して、一日の投下時間が少なくても済むように全体の計画を再調整する。
このような取捨選択を行い、物理的に時間が入るようにパズルのピースを組み替えていく作業を行います。
何かを諦めたり先送りしたりすることは勇気がいりますが、すべてを抱え込んで共倒れになるのを防ぐための、立派な戦略（ストラテジー）です。
第四のステップは、以上のような調整の流れを経て、ようやく自分のスケジュールの中に明確な作業時間として設定することです。
いつやるかをあらかじめ天引きして決めておくことで、毎日の業務に流されることなく、確実に未来のための課題が進むような仕組みを作ることができます。
頭の中で「やろう」と思っているだけでは、緊急の業務に押し出されてしまいますが、スケジュールとして枠を確保することで、初めてそれは実行可能なプロジェクトへと変わります。
そして最後に、計画は崩れるものだという前提を持っておくことも大切です。
どんなに精緻にスケジュールを組んで時間を確保しても、突発的なお客様対応や、急な体調不良などで、どうしても予定通りにできない日が発生します。
そのような時は、できなかったご自身を責める必要は全くありません。
予定通りに進まない日は必ずあるものだと割り切り、できなかった事実はただの事実として受け止め、リスケ（再計画）をする作業を漏らさずに行っていただければそれで十分です。
できなかった分を翌日に無理やり詰め込むのではなく、全体の計画を少し後ろにずらして再調整する。
このしなやかな軌道修正こそが、ビジネスを長く着実に前へ進めるための重要なスキルになります。
ひとりでビジネスを育てていく過程において、未来のための時間は誰かが用意してくれるものではありません。
ご自身の意志で設計し、確保していく必要があります。
ただ、それは決して苦しい作業ではなく、ご自身のビジネスが望む方向へ進んでいるという確かな実感を得られる、とても前向きな時間になるはずです。
日々の業務の波に飲み込まれそうになった時は、一度立ち止まって、この仕組みを使ってご自身のスケジュールを見直してみていただければと思います。
みなさんが迷いなく重要な課題に取り組み、本来の力を発揮できるような環境づくりができるのではないかと思います。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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