忙しさに流されない。未来のビジネスを育てる時間管理の仕組み
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、自らビジネスを進めていく中で、日々の忙しさに流されず、本当に重要なことを着実に進めるための時間の使い方についてお伝えさせて下さい。
テーマは、未来のビジネスを育てるための時間を確保し、少しずつでも確実に行動を前に進めていくための具体的な仕組みについてです。
自らビジネスを立ち上げて活動していると、毎日やるべきことが山のように押し寄せてきます。
目の前のお客様への対応や、日々の発信活動や事務作業などに追われているうちに、あっという間に一日が終わってしまうという経験はどなたにでもあると思います。
起業して間もない時期は、すべての業務をご自身一人でこなさなければならないため、常に時間が足りないと感じる場面が多いはずです。
そして、もっと長期的な視点でビジネスを育てるための新しいサービスの企画や、ご自身のスキルアップのための勉強など、本当はやりたいと思っている大切なことがどんどん後回しになってしまっていないでしょうか。
この状況を客観的に整理するために、時間管理の考え方としてよく用いられる4つの分類についてお話しさせて下さい。
私たちの毎日の行動は、緊急度と重要度の2つの軸によって、4つの領域に分けることができます。
『第一領域』は、緊急かつ重要なことです。
明日が期限のお客様への納品や、突然発生したトラブルへの対応などです。
これは今すぐやらなければビジネスに直接的なダメージがあるため、誰でも最優先で取り組みます。
『第二領域』は、緊急ではないが重要なことです。
新しい連続講座のカリキュラム作成や、長期的な集客の仕組み作り、あるいは健康維持のための運動などです。
今日やらなくてもすぐに困るわけではありませんが、将来のご自身のビジネスや人生にとって非常に大きな意味を持つ活動になります。
『第三領域』は、緊急だが重要ではないことです。
突然かかってきた急ぎではない電話への対応や、特に目的のないミーティングなど、他人の都合によって発生する作業です。
『第四領域』は、緊急でも重要でもないことです。
ただ何となくスマートフォンでSNSを眺め続ける時間や、意味のない暇つぶしなどがこれに当たります。
ひとりでビジネスを進めていると、日々の業務に追われる中で、何となく忙しかったけれど今日は何が進んだのだろうかと感じる日があるかもしれません。
そのような日は、ほぼ間違いなく『第一領域』と『第三領域』の対応だけで一日が終わってしまっています。
ご自身がビジネスに対して真面目で責任感が強いからこそ、目の前に来た緊急のタスクを放っておけず、すべてに全力で対応してしまうのだと思います。
目の前のタスクを次々とこなしていると、たくさん仕事をしたという達成感は得られます。
しかし、それを続けていると心身のエネルギーがすり減ってしまい、一番ビジネスの成長に繋がるはずの『第二領域』に取り組む時間が、いつまで経っても確保できないという状況が起きてしまいます。
自分はプロジェクトマネジメントの力で、経営者の課題解決の伴走支援を行っていますが、この『第二領域』の行動をどうやって実行に移していくかということが、ビジネスを長期的に安定させるための最大の鍵になると考えます。
今は緊急ではないけれど、数ヶ月後や半年後のビジネスを支え、事業の柱となっていくのは、間違いなくこの『第二領域』の活動です。
では、この大切な『第二領域』の活動を日々のスケジュールに組み込み、実際に進めていくためにはどうすればよいのでしょうか。
それを実行するための具体的な手法として、自分がおすすめしているのが「9マス塗りつぶし法」というやり方です。
この手法は、縦3マス×横3マスの合計9つのマスを書いた1枚のシートを使います。
この1枚のシートが、みなさんの1週間の行動を示す地図になります。
まずは、この9つのマスの構造と役割について説明します。
シートの中央にある1マスは、マイルストーンを配置するエリアです。
ここには、今週これだけは絶対に達成するという最重要目標を書き込みます。
そして、その中央を囲む周囲の7マスは、月曜日から日曜日までの日々のタスクを実行し、進捗を管理するエリアになります。
最後に右下に配置する1マスは、タスク・デッキと呼んでいるエリアです。
ここは、実行する日がまだ決まっていない将来のタスクや、保留中のタスクを一元管理する場所になります。
このタスク・デッキがあることで、ふと思いついたアイデアやいつかやらなければならないタスクが頭の中で迷子になって、そのまま見えなくなってしまう（いわゆるサブマリン化してしまう）ことを防ぎます。
この9マスを使った具体的な運用は、週末に行う週次計画からスタートします。
これが週に1回の重要な場になります。
まずはステップ1として、頭の中にあるやらなければいけないことややりたいことを、すべてタスク・デッキに書き出して吐き出します。
次にステップ2として、中央のマスに今週のマイルストーンとなる目標を据えます。
そしてステップ3で、タスク・デッキに書き出した大量のタスクの中から優先順位をつけ、次週の月曜日から日曜日のマスへと必要なタスクを抽出して割り振っていきます。
ここから必要なものを引き出してくることで、計画的な1週間がスタートするのです。
この日々のマスにタスクを割り振る際、キャパシティオーバーを防ぐためのルールがあります。
それは、各曜日のタスクの上限を10個までにするというルールです。
重要事項の漏れやご自身のパンクを防ぐためにも、この上限は守る必要があります。
10個のタスク自体はフラットに扱いますが、その中でも絶対に今日終わらせるものと明日でもいいものの優先順位付けはしっかりと行います。
また、タスクを設定する際は、客観的な完了基準を持たせることが非常に重要です。
例えば、新しい企画について考えるという曖昧なものではなく、企画のドラフトを1ページ書くといったように、ご自身の行動のみでコントロールできて、終わったかどうかが客観的に分かるタスクを設定します。
そして、日々の運用において最も重要なのが、結果の放置を防ぐ塗りつぶしという作業です。
日次で実績を確認し、タスクの状態を記号で可視化していきます。
配置した時点のタスクは白抜きの四角にしておき、無事に達成したタスクはその四角を黒く塗りつぶします。
もし、手を付けたけれど未完了のタスクや、全く手を付けられなかったタスクがあれば、それも分かるように記号を書き込みます。
ビジネスを進めていると、予定通りにいかないことなど日常茶飯事です。
できなかったタスクが残っていると、視覚的にとても気持ち悪さを感じるはずです。
実はこの気持ち悪さこそが、タスクを放置してスルーしてしまう状態を防ぐ強力なトリガーになります。
そこで最大の鉄則となるのが、即日再計画を行うということです。
未完了のタスクを放置しないために、その日のうちに必ず再計画を実施します。
終わらなかったタスクを別の日に移動させたり、一旦タスク・デッキに戻したりして調整を行います。
その際も、1日のタスク上限は10個までというルールは変わりませんので、移動先のタスクが10個を超える場合は、他の日の日程を再調整するパズルのような組み替えが発生します。
面倒に感じるかもしれませんが、現実は計画通りに進まないということを前提として、この日々の振り返りとパズルの組み替えを毎日行うことこそが、目標達成のための最大の鍵になると考えます。
大きな目標を前にして立ち止まってしまうのではなく、頭の中をすべて書き出して優先順位をつけ、今日やるべきことだけをマスに配置する。
そしてそれを一つずつ黒く塗りつぶしていくことで、自分が確実に前に進んでいるという事実が視覚的に認識できます。
日々の忙しさの中でも未来のための『第二領域』に目を向け、毎日少しずつでもマスを塗りつぶして着実に進めていく。
その地道な行動の積み重ねが、半年後や1年後のご自身のビジネスの土台をより強固なものにしてくれるのだと思います。
毎日、目の前のタスクに追われてしまう自分を責める必要は全くありません。
ただ、そこに少しだけ未来への種まきをするための仕組みを取り入れてみることで、ビジネスの進み方は大きく変わってきます。
ぜひ、ご自身のビジネスを確実に前へ進めるための地図として、この方法を試してみて下さい。
焦らずご自身のペースで一つひとつのタスクを塗りつぶしながら、確実な一歩を積み重ねていただければと思います。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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