ペースを守り抜く。イレギュラーに振り回されない仕組みの作り方
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、自らビジネスを進めていく中で、頑張りすぎて息切れを起こさないための「仕組み化」についてお伝えさせて下さい。
テーマは、日々の業務のメインストリートを作り、イレギュラーな対応に大切なリソースを奪われないようにする仕組みについてです。
現在自分は、経営者や個人事業主の方々とお話しする中で、現状のビジネスの進め方を客観的に把握していただくためのタイプ診断のようなものを行うことがあります。
この診断では、ヒアリングを通してお客様の現在地を2つの軸で評価させていただいています。
1つ目は、ご自身のビジネスの目標をどれくらいクリアに描けているかという軸。
そして2つ目は、その目標に対してどれぐらい具体的な行動ができているかという軸です。
ヒアリングを通して判定するため自己分析に近い側面もありますが、その結果から日々の行動を見直していくことは、目標達成に向けた非常に有効な手段だと考えています。
この診断の中で、目標がクリアに描けており、それに対する行動もしっかりとできているという素晴らしい自己認識を持たれた方々がいらっしゃいます。
タイプ分類で言えば「百獣の王ライオン」というタイプに該当します。
ビジネスへの強い思いがあり、それに比例して行動量が伴っている「無敵モード」の状態です。
ビジネスを前に進める力強さという点では申し分ないのですが、このタイプの方に対して自分はいつも、ある確認とアドバイスをさせていただくことがあります。
それは、「今後のスタミナは大丈夫ですか」ということです。
このタイプ診断でお答えいただく結果というのは、あくまでもそのヒアリングを実施した瞬間の、スナップショットの状況に基づいた判断でしかありません。
そのため、仮にその瞬間にライオンのように力強く行動できていたとしても、実は「その瞬間だけ非常に無理をして頑張っている」とか「現状は過度な負荷をかけて行動量を維持している」という実態が隠れていることがよくあります。
起業して間もない熱量の高い時期は、お客様の期待に応えたいという思いや、早くビジネスを軌道に乗せたいという責任感から、ご自身の疲労に気づかないまま、あるいは気づいていても限界を超えて行動しているケースが少なくありません。
そのため、今のそのハイペースをこの先ずっと維持できるのかという課題が残ります。
仮にかなり無理をして今の行動量を捻出しているようであれば、進むべき方向が正しかったとしても、ゴールにたどり着く前に疲弊して行き倒れてしまいます。
これでは、いくらライオンのように勇ましく行動していたとしても、一番の目的地であるゴールには到達できず、夢半ばで終わってしまうということになりかねません。
そんな時に自分がお伝えしているのは、息切れを起こさないように自らのペースをしっかりとコントロールするという観点です。
そしてもう一つが、ツールを使った仕組み化や自動化などをうまく取り入れて、自らの負荷を少しでも下げる努力をしていただいた方がいいということです。
業務を仕組み化することができれば、今までと同じだけのアウトプットを、自分の労力を下げながら出力することが可能になります。
ぜひこの観点で、ご自身の業務を効率化できないか見直したり、場合によっては外部の専門家にお願いして業務を切り出せるように調整を行ったりすることも必要かと思います。
このようにして、自分一人が無理に頑張りすぎなくても、自然と目標に到達できるような形を作っていくことが重要になります。
そして、この「仕組み化」を進める際によく陥りがちな罠があります。
それは、あれもこれもと色々な要素を一つの仕組みの中に詰め込みすぎてしまうというパターンです。
ここに関しては、仕組みを作る初期の段階で、しっかりと気をつけていただいた方が良いと思います。
業務を仕組み化するということは、基本的には「自分のビジネスにおける標準的な業務パターンは、この手順で処理する」という一本の太い道を作るということです。
汎用的な仕組みに落とし込むように、ツールの使い方や業務フローの観点で見直しを行い、極力その流れに乗せれば大半の処理が完了するという形をいかに作り出すか。
これが仕組み化における一番の課題であり、解決すべき問題であると考えます。
しかし、日々の業務というのは必ずしもすべてが綺麗に一本化できるものではありません。
お客様ごとの細かなご要望や想定外の事象など、標準とは異なる「特殊パターン」というものが必ずいくつか存在します。
ここで気をつけていただきたいのは、その特殊パターンを「どこまで仕組みの中に盛り込むか」ということです。
例えば、本来は決まった手順で提供しているサービスに対して、「どうしても支払いを別の方法にできないか」とか「標準外のオプションをつけてもらえないか」といったご要望をいただくような場面です。
真面目でお客様思いの方ほど、目の前のお客様を助けたい一心で、そうした特殊なパターンにもすべて対応できるように、仕組み自体を複雑にカスタマイズしてしまいがちです。
しかし、プロジェクトマネジメントの観点で言えば、例外処理を増やせば増やすほど全体の運用コストは跳ね上がってしまいます。
基本的には、特殊な処理は発生させないように考えないといけません。
仕組みを過剰にカスタマイズして個別対応するのではなく、いかにその特殊パターンを標準のルートに寄せるか。あるいは、標準の中に組み込めるように業務のルール自体を調整する必要があるかも知れません。
そして、どうしても発生してしまうイレギュラーなパターンを、極力減らしていく努力をすることが重要だと思います。
そうやって組み上げた標準の仕組みに対して、それでもやはり一本の道に乗せきれない業務は発生してしまうものです。
その際に気をつけていただきたいのは、イレギュラーなパターンであっても「どのように標準のルートに乗せ、どのように標準とイレギュラーの部分を分けて管理するか」という運用ルールを事前に確立しておくということです。
これをやらずに、ただなんとなくイレギュラー対応を受け入れてしまうと大変なことになります。
せっかく仕組み化して効率よく回そうとしているのに、個別対応の確認や手作業の管理ばかりが多くなってしまいます。
結果的に、そのイレギュラーな管理に大切な時間とリソースを奪われ、効率化したはずなのにトータルで見るとあまり効率化されていないという事態が発生しかねません。
そうならないためにも、どの部分は「イレギュラー枠」として別で管理するのか。
そして、そのイレギュラーをどのように処理するのかということをあらかじめ決めて行動することが重要になります。
極力、仕組み化を行ったのであれば、「ちゃんとその仕組みのルートに乗せないとダメだ」という強い意志を持つことが大切です。
ご自身で作った「メインストリート」をしっかりと活用し、そこから外れるものをどう扱うかという観点で、全体の仕組みづくりというのを考えていただければと思います。
ご自身のペースを守り、長くビジネスを続けていくための仕組み化です。
イレギュラーに振り回されることなく、心身ともに健やかに目標に向かって進める環境をご自身で整えていっていただければと思います。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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