計画を立案するときのヒント

おはようございます!

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朝勝つ習慣プランニングコーチの福井俊治(しゅんじ)です。

計画立案時に気をつけたいこと

自分は計画立案とその実行のサポートをしています。

計画表のテンプレートを用意して、そこに実行すべきタスクや開始日、終了日といったものを記入して頂いています。

計画表を作ること自体に慣れていない方も多くいらっしゃるので、一緒に寄り添いながら作成することになります。

本日はそんな計画立案初心者の方に立案時に気をつけたい項目をお伝えしたいと思います。

タスク実行後のゴールを明確に

やるべき項目を洗い出し、必要に応じてそれらの項目をさらにブレイクダウンし、適切なタスクの粒度に落とし込んで行きます。

ここでポイントになるのは、タスクは具体的、明確でなければいけないということです。

いざ、そのタスクを実行しようとしたときに、自分が具体的に何をしないといけないかを明確にしておく必要があります。

また、そのタスクが終わった後にどんな成果物ができていたり、状態になっているかを明確にしておく必要もあります。

ここをおろそかにすると、実行したつもりになっていたタスクから望むべき成果が出ていなくて、後々の工程でリカバリを打つという事態になりかねません。

タスクは適切な粒度に

もう一つのポイントは、タスクの粒度は長くても1週間以内に終わる大きさにブレイクダウンをすることです。

例えば、2週間のタスクがあった時、本来着手すべきタイミングから遅れても、何となくまだ時間があるから大丈夫と考えてしまいがちです。

夏休みの宿題を考えて頂ければよくわかると思いますが、人間は締め切りが迫らないとなかなか動けないものです。

なので、先の例だと何となく後半の1週間でリカバリーしようという考えになってしまいがちなのです。

それを防ぐために最低限1週間単位で発生する成果物や進捗を確認して、PDCAを回すことを考えないといけないのです。

着手タイミングの判断も重要

もう一つこれにより回避できる問題があります。

大きすぎるタスクは着手のタイミングを見誤る可能性があります。

どういうことかと言うと、例えばどんなに詰め込んで実行しても6日間掛かるタスクがあったとします。

これを先程の例のように2週間で実行しようとした場合を考えます。

着手が遅れてしまっても、後半の1週間でリカバリーしようと考えるかもしれません。

しかし、実際には1週間でリカバリーしようとしても、6日間掛かるタスクであれば、現実的にはリカバリーは不可能になっています。

その事実に気づくことが、2週間単位のタスク管理だとできなくなってしまいます。

なので、こうなると日程を遅らせるか、休日を返上してリカバリーに充てるしかなくなってしまうのです。

そうならないように、1週間単位でタスクを切って、その週末ごとに成果を刈り取るというルーティーンを回すことが肝要です。

以上のような行動を一人でもできるとは思いますが、慣れていない方はやはり難しく感じると思いますので、慣れるまでは誰かにサポートして頂いた方が良いと思います。

実行可能な計画ができれば、8割は目標を達成できたも同然と言われるくらい計画立案は大切な行為です。

ぜひ、無理や無駄のない計画を立案し、それを日々淡々と実行することでご自身の目標を達成して頂きたいと思います。

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