PDCAはコミュニケーションツール

おはようございます!

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朝勝つPDCA実践コーチの福井俊治(しゅんじ)です。

PDCAをどう捉えるか

突然ですが、PDCAと聞くとどのようなイメージを思い浮かべますか?

人によってはスマートに目標を達成するための手段という捉え方をするかもしれません。

あるいは別の人は、何となく日々の仕事をフォローされる姿をイメージして、嫌な感情を持つかもしれません。

このように、人によっていろんなイメージがあるでしょう。

自分の捉え方としては、PDCAとはすなわちコミニケーションツールであると考えています。

あんまりこれまで聞いたことがない切り口かもしれませんね。(笑)

今日は自分がPDCAをコミニケーションツールであると言う理由についてお伝えしたいと思います。

チームとしてのPDCAの回し方

ここで、コミュニケーションツールと呼んでいるのは、PDCAサイクルをチームとして実行した場合と考えて下さい。

まぁ、個人としても、対外的にコミュニケーションの要素はありますが、使用場面が限られますので本日はチームでの話を前提に進めます。

では、PDCAの各プロセスに従って順にお伝えしていきたいと思います。

Pでのコミュニケーション

まずP(PLAN)、計画です。

ここがコミュニケーションの最も大切なポイントだと思います。

計画を立てる際には、達成したい大きな目標や、それに向かうために必要なマイルストーンあるいはタスクといったことを全て洗い出す必要があります。

その際にチームとしてのあるべき姿や、チームが目指す方向性、ビジョンといったものを共有しないと、チーム共通のタスクを洗い出すことができません。

このような観点で洗い出したタスクを計画に落とすのはある意味「作業」(やれば良いだけの仕事)になります。

その前にビジョンを共有し、そのために必要な行動を洗い出すことが最も重要なポイントになります。

ここはチーム内で正しく共通認識できないと、正しい落とし込みにならないので、そういう意味からコミニケーションが大切になります。

Dでのコミュニケーション

次にD(DO)、行動です。

行動するときは、基本的には計画で明確になったタスクを担当者が単独で実行するイメージになるかと思います。

その意味で、他に比べてコミュニケーションの比率は下がるのは事実です。

具体的にやることが明確であれば一人で完結することが可能ですし、実際多くの場合はそうなると思います。

しかし、実はここでもコミュニケーションが重要になってきます。

タスクを実行してみたものの、当初想定していた通りに物事を進められない、あるいは予定通りに行動したものの想定した成果があげられないといった問題も出てくるかもしれません。

この場合、周囲とコミュニケーションを取りながら進めていく必要があります。

小さなアジャストや、改善・工夫といったものはこの段階で実行すれば良いと思います。

ただ、大きな方針転換や、そもそも全体計画に影響与えるような大きな変更が必要な場合は、次のCの中で、その評価と再計画を実施するという流れになります。

Cでのコミュニケーション

次にC(CHECK)、確認になります。

ここも非常にコミュニケーションが大切な行程です。

本来やりたいことが正しくできているか、本来得たい成果を得られているか、といった観点で行動した結果を振り返ります。

この時に合わせて、行動と成果がチームの方針に正しく沿っているかの観点も加えて、チーム内でのコミニケーションを図ります。

実行した担当者と、チームの総意とのベクトルのズレがあった場合は、この時点で補正を行う必要があります。

そうやって物事の行動方針をアジャストすることで、チームの目的に従った行動を取り続けられます。

Aでのコミュニケーション

最後はA(ACTION)、改善です。

Cの項目で挙げられた課題を次のステップでどのように改善していくかを考えるタイミングになります。

ここでも当然個人の判断で改善策を決定するだけではなく、チームのメンバーとできたことや、課題を共有し、次のアクションの方針を定めます。

最終的にどういう行動に落としていくかの具体策まで含めてチーム内で共有し、解決することになります。

以上のような行程を経て、PDCAを回していくことになります。

読んで頂いて分かる通り、PDCAを回すことは、各担当の行動や得られた結果をチーム内で共有し、コミニケーションを図って次の方針やアクションに落としていくという行為です。

ここがまさにPDCAがコミニケーションツールであると言っている部分になります。

ともすれば、タスクの実行は個人の作業だと思いがちの部分もありますが、あくまでもチームあっての作業であることを理解して頂き、次の行動に繋げて頂ければと思います。

みなさんもそのような観点で、PDCAを活用して頂ければと思います。

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