計画表を正しく使ってプロジェクト運営する方法

おはようございます!

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朝勝つプラン実践コンサルタントの福井俊治(しゅんじ)です。

日々の業務で課題はありますか?

突然ですが、日々業務に追われるお忙しいビジネスパーソンの方々、下記のような状況に心当たりはないでしょうか?

・毎日慌ただしく活動しているつもりなのに成果を感じられない

・やるべきことは分かっているつもりだが結局行動につなげられていない

・目標を達成するために何から手を付けたらいいかが分からず気がついたら一日の終わりを迎えている

・これまでは特に課題認識もなかったので現状のままでいいと思っていたが現状を打破したいと感じ始めた

・計画を作っても共に仕事をする周囲のメンバとの情報共有ができておらず行動が中途半端になってしまっている

いかがでしょうか?

どれか一つでも当てはまるものがあれば、これからお伝えする内容は多少なりともヒントになるかも知れません。

特に、従業員10人未満の会社や、部署で行うプロジェクトがある場合には有効と考えています。

計画表を使ったプロジェクト運営のヒント

さて、前置きはここまでにして、本日は計画表を使ったプロジェクト運営のヒントです。

冒頭の問い掛けに関して、どう感じられたでしょうか?

実は、先の状況の中には、大きく三つの課題があります。

第一に、日々の行動計画が明確になっていない。

第二に、日々の成果物(アウトプット)やゴールが明確になっていない。

第三に、計画がチームメンバーと正しく共有できていない。

では、順番に詳細内容と対策について確認して行きましょう。

日々の行動計画が明確になっていない

行動計画が明確になっていないというのは、計画はあるものの具体的な行動に落ちていないということです。

いざアクションしようとした時に、「で、これって何すりゃ良いんだっけ?」という状態になっている。

なので動けない。

要は計画がふんわりし過ぎていて、計画になっていないということですね。

そんな時は、タスクを行動のレベルまでちゃんとブレイクダウンすることを心掛けましょう。

そうすれば動けなくなるという事態は回避できます。

行動計画まで落として、それを計画通り進めれば、やるべきことをやるべきタイミングで実行することができます。

日々の成果物やゴールが明確になっていない

次に成果物やゴールが明確になっていないという話です。

この状態で行動を続けると、自分の行動が目標達成に近づいているのかに不安を持つことになりかねません。

ここでは、そのタスクの結果、何が生み出されるか?どういう状態になれば良いのか?のゴールを明確に定義しましょう。

そのゴールに向かって行動すれば、慌ただしいのに成果を感じられないという事態は避けられるはずです。

また、タスクのゴールを明確にすることで、毎日の終わりに向けて何を実行するかもクリアになります。

計画がチームメンバーと正しく共有できていない

最後に、計画がチームメンバーと共有できていないという話について。

これはもう、共有する場を作りましょうという話に尽きると思います。

ただ、計画表だけを共有してもダメで、何を目的に、どういう風に進めていくかのストーリーをちゃんと共有する必要があります。

そうすることで、なぜこの時期にこのタスクが必要なのか、なぜこの順序で進めていくのか、の理解ができます。

理解ができると実行する意義が腹落ちできるとともに、リカバリープランを検討する際の前提が共有でき、何は死守する必要があって、何に調整の余地があるのかも明確になります。

以上の三点に気をつけて頂ければ、冒頭の問い掛けに対する解決策が得られると思います。

ぜひ、ヒントにして頂いて、効率的なプロジェクト運営につなげて下さい!

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