ToDoリストは一週間単位で管理する

おはようございます!

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音速で夢を実現するストラテジスト、福井俊治(しゅんじ)です。

ToDoリストを運用していますか?

タスクを管理するにあたって、行動計画表で大きな流れを把握しながら、日々の詳細なタスクはToDoリストで管理されているという方もいらっしゃると思います。

そのToDoリストの管理はどのような工夫をされていますか?

多くの場合、ToDoリストは一日で達成できる量以上のタスクを詰め込んで、処理がオーバーフローしてその日を終えることが多いような気がします。

ある意味、毎日未達案件を抱えて残念な気持ちで帰路に就くという感じです。

ついつい人は、自分の処理能力を超えて、ToDoリストにタスクを入れてしまう傾向があるようです。

なので、普通の人は一日を終えると大量の未処理タスクが発生することになるのです。

ToDoリストを週単位で管理する

通常、ToDoリストは日々のタスクを明確にするために使われていると思います。

計画表に現れているタスクだったり、ルーティーンワークだったりを表化して、その日の作業内容を明確にするわけですね。

従って、一日一日が勝負になります。

この場合、その日に終わらなかったタスクは、翌日以降にどのようにリカバリするかを次の日のToDoリストで改めて検討し直す必要が発生します。

しかし、ここで発想を転換して、タスクを一日単位に限定せずに管理するという考え方もあるのではないかと思うのです。

どういうことかと言うと、ToDoリストのタスクを週間単位で管理するのです。

具体的な週単位管理のやり方

イメージとしては、まずは1週間でやるべきタスクを全て列挙して全体のリストを作ります。

それら全てを1週間で終わらすためには、各タスクをいつから始めて、どれくらいの期間掛ければ良いかを考えてみます。

そして月曜日から金曜日までのToDoリストを用意して、各タスクを開始すべき曜日にプロットして行きます。

当然、複数日にまたがって実行するタスクは、その期間のすべての曜日のToDoリストに記入します。

ToDo全体を1週間で捉えると考えた時は、あるタスクが終わらなかったとしても、それを翌日以降に持ち越して刈り取りができれば良いことになります。

日々の作業にフォーカスしてタスクを刈り取るのも重要ですが、最初から1週間の枠の中でやりくりして刈り取れれば良いと考えるわけです。

従って、この時にある程度、前のタスクがずれ込んだとしても、対応可能なようにバッファを見込んでToDoリストにゆとりを持っておくことが重要になります。

とにかく、ToDoリストが失敗する多くのパターンは詰め込み過ぎが原因になります。

それを回避して、何かのタスクが遅れても1週間で完結をすれば良いという意識を持って構える心のゆとりが必要だと思います。

これまでToDoと言えば、一日必達でギリギリと成果を刈り取ることに情熱を燃やされていた方(そして刈り取れずに燃え尽きそうになった方)も多いと思います。

そのような場合、今日お伝えしたような1週間単位で考慮考えるという視点で、運用を見直してみられても良いのではないでしょうか?

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