やるべきタスクの減らし方

おはようございます!

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朝勝つ実践プランニングコーチの福井俊治(しゅんじ)です。

順調にタスクを消化できていますか?

みなさんは日々計画を立てて、それを実行されていることと思います。

計画を実行するにあたって、十分な時間が取れているでしょうか?

ここで十分に時間があって、全てのタスクを順調にこなしていると自信を持って言える方は案外少ないのではないでしょうか。

多くの方々は程度の差こそあれ、計画通りにタスクを実行することに苦戦されているのではないかと思います。

今日はそんな方々に計画を見直すためのヒントをお伝えしたいと思います。

そもそも本当に必要なタスクか?

そもそもですが、あなたの計画表に書かれたタスクは本当に全てを達成しないといけないのでしょうか?

達成したい目標があって、それに向かって行動することにフォーカスしたときに、それらを全て実行する必要があるかというところからまずは考えてみましょう。

ピーター・ドラッカーの言葉に、必要のない事を効率的に実行することほど無駄なことはない、というものあります。

そうなのです。

限られた時間で全てのタスクを実行しようとすると、まず考えがちなのは効率アップだと思います。

いかに今よりも効率を上げて短時間で実行できるようにするか。

しかし、効率アップを考える前に、もっと考えないといけないことがあるということです。

それは実行する必要があるタスクだけにだけに絞り込むということです。

やるべきことにフォーカスする

例えば、パレートの法則というものがあります。

2割8割の法則と言われたりもしますね。

2割の重要な顧客が8割の利益を生み出しているとか、2割の優秀な社員が8割の成果を上げているというような話です。

要は、ある集団から生み出される8割の成果は、その集団の2割の構成要素によってもたらされるという考え方です。

今回のタスク見直しの観点で言うと、80点を達成すれば良いのであれば、2割の重要なアイテムにフォーカスして取り組み、残りの8割のタスクを削っても良いということになります。

そうすると、かなりやることが絞られ、計画通りに実行することも達成しやすくなると思います。

では、どうやって重要な2割にフォーカスするかという話です。

一つは、優先順位を考えるということです。

優先順位の高いものと低いものを分類して、優先順位の低いタスクは本当に実行する必要があるかを考えます。

やらなかったときのインパクトを考えて、それを受け止めることができるのであれば、そのタスクは削ってしまっても良いということになります。

もう一つは、マスト項目とウォント項目に分類するということです。

必ずやらないといけない事はキャンセルできないですが、やった方が良いことを実行していることも多々あります。

やった方が良いというレベルであれば、やらなくても大きなダメージは無いと考えられますのでこのタスクも削る対象になります。

このように考えて、実行すべきタスクを絞り込んで計画を見直せば、ずいぶん達成に向けて楽になっていくのではないでしょうか。

ぜひ、このような考え方を取り入れて計画の見直しを行ってみて下さい。

余裕が生まれて達成確率が上がること間違いなしだと思います。

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