頭の中の霧を晴らす「書き出し」と「箱詰め」の技術
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
毎日多くの業務に追われている方は、これから始まるタスクの山を想像して少し胃がキリキリしているという状況もあるかも知れません。
本日はそんなあなたに、タスク整理の考え方についてお伝えさせて下さい。
テーマは「見えない敵を可視化し、有限な箱に収める技術」です。
やることが多過ぎて何から手を付けていいか分からない。
頭の中がごちゃごちゃして、焦りだけが空回りする。
そんな経験があるのではないでしょうか。
自分もよくありました。（今でもゼロではないです）
PCの前に座った瞬間に、メールの返信、資料作成、会議の準備、クライアントへの連絡…と、やるべきことが波のように押し寄せてきて、結局どれにも集中できずに時間だけが過ぎていく。
これは能力の問題ではなく、単に「脳のメモリ」がパンクしているだけの状態です。
そんな時、まず最初にやるべきことは一つです。
「思いつく限り、やらないといけないことを全て書き出す」ことです。
騙されたと思って、紙とペン、あるいはPCのメモ帳を用意してみて下さい。
そして、今あなたの頭の中を占拠している「気がかり」をすべて外に吐き出してみるのです。
ここでは綺麗に書こうとする必要はありません。
粒度が揃っていないことなんて気にする必要はありません。
「来期の事業計画の策定」という巨大なプロジェクトと、「プリンタ用紙を買う」という日常の細事（さいじ）が並んでいても構いません。
また、それをどうやって実行するかという「手段」が決まっていなくても大丈夫です。
とにかく脳内にある「やらなきゃ」というノイズを、すべて物理的な文字情報としてアウトプットすることに集中して下さい。
「数が多過ぎて書き出せない」と尻込みしてしまう方もいるかもしれません。
分かります。
パンドラの箱を開けるような怖さがありますよね。
でも、とりあえず書いてみて下さい。
不思議なことに、実際に書き出してみると、多くの人はある「気づき」を得ることになります。
それは「思ったほど多くないな」という感覚です。
私たちの脳は、見えないものを恐怖として増幅させる癖があります。
頭の中だけで考えていると、10個のタスクがまるで100個あるかのような圧迫感を持って迫ってきます。
お化け屋敷が怖いのと同じで、正体が分からないから怖いのです。
しかし、書き出してしまえば、それは単なる「文字の羅列」に変わります。
「なんだ、敵はこれだけか」
そう思えた瞬間、あなたの心はすでに主導権を取り戻しています。
さて、すべてを書き出し、全体を眺めてみて下さい。
ここですぐに作業に入ってはいけません。
書き出したリストを見て、もっと細かくブレイクダウン（分解）できるタスクがあったり、書き漏れていた不足タスクがあると感じたら、そこに追記してみて下さい。
このタイミングでタスクの粒度（大きさ）が揃えられればベストですが、最初からそこまで上手くはいかないと思います。
そこに過度にこだわって手が止まるくらいなら、雑多なままで構いません。
次にやることは「選択と集中」です。
書き出したリスト全体を俯瞰し、こう自分に問いかけてみて下さい。
「今週、これだけは絶対に達成しないといけないことは何か？」
あれもこれもやりたい気持ちは分かります。
しかし、リソースは有限です。
勇気を持って選んで下さい。
できれば一つに絞るのがおススメですが、どうしても絞れないとしても、せいぜい三つまでにして頂いた方が良いと思います。
これが、今週のあなたの「センターピン」になります。
これを倒せば、他が倒れなくても今週は「勝ち」と言えるもの。
それを決めるのです。
そして、その「絶対達成すべきこと」に必要なタスクと、それ以外のタスクを明確に分類して下さい。
前者は「何が何でも実行しないといけないタスク（Must）」。
後者は「できればやった方が良いタスク（Want/Better）」。
この線引きを曖昧にしたままスタートすると、やりやすい「やった方が良いタスク」ばかりを消化して、金曜日の夕方に肝心の「絶対にやるべきタスク」が残ってしまうという悲劇が起きます。
ここまで準備ができたら、いよいよ「一週間の過ごし方」を決めていきます。
パズルを埋めるような作業です。
月曜日から金曜日までの5日間という「箱」に、タスクという「ブロック」を割り振っていくのです。
ここで非常に重要なルールを一つ提案させて下さい。
それは、「一日に入れるタスクの数に制限（リミット）を設ける」ということです。
例えば「一日にやることは10個までしか入れない」あるいは「大きなタスクは5個まで」と、あらかじめ決めてしまうのです。
この数はタスクの粒度やみなさんの処理能力によって変わりますので、一旦「これくらいの数なら確実にできそうだ」と感じる数を設定してみて下さい。
最初は少なめくらいが丁度いいです。
今週やってみて、余裕があれば翌週に見直せばいいだけのことです。
数を決めたら、いつ、何を実行するかをカレンダーや手帳に配置していきます。
ここでの鉄則は、「絶対に設定した数を上回るタスクを入れないこと」です。
「あと一個だけなら入るかな…」
この誘惑こそが、破綻への入り口です。
禁物です。
なぜなら、人間という生き物は、自分の能力を過信し、所要時間を甘く見積もる傾向があるからです。
「1時間で終わるだろう」と思った資料作成に2時間かかる。
「15分で終わる」と思ったメール返信に30分かかる。
そして突発的な電話や相談が入る。
だいたい見積もりは甘めになるので、おそらく想定した全部は実行できないというのが現実です。
なので、最初から多めに設定するのは間違いなのです。
余白（バッファ）のない計画は、計画とは言えません。
それは単なる願望です。
タスクを割り振る順番も重要です。
まずは先ほど分類した「何が何でも実行しないといけないタスク」から配置します。
最優先で埋めて下さい。
もし、この必須タスクすらも入り切らないということであれば、それはあなたの能力不足ではなく、そもそも「週間の目標設定」に無理があるということです。
その場合は、潔く目標を見直し、上司や関係者と調整する必要があります。
走り出してしまってから「できませんでした」と言うよりも、この段階で調整する方がプロフェッショナルとして誠実です。
そうして、必須タスクをすべて配置し終えた後で、まだ毎日の設定数（上限リミット）に届いていなければ、そこで初めて「やった方が良いタスク」を空いているスペースに振り分けます。
この順序を絶対に守って下さい。
瓶の中に大きな石（必須タスク）を先に入れ、その隙間に砂（その他のタスク）を入れるイメージです。
砂を先に入れてしまうと、大きな石は入りません。
こうやって、一週間の地図を描きます。
地図さえできてしまえば、あとは迷うことはありません。
これに従って、目の前の「やるべきこと」を一つずつ、淡々と実行していくだけです。
「次は何をしようか」「あれもやらなきゃ」と悩むエネルギーを、すべて「実行」に回すことができます。
これだけでも、頭の中だけでモヤモヤしていた状態に比べると、格段に動きやすくなったことを実感頂けるはずです。
視界が開け、自分が今どこにいて、どこに向かえばいいかが明確になる感覚。
これこそが、タスク管理が生み出す最大の価値です。
実は、この後の「実行フェーズ」にも、ちょっとしたコツがあります。
計画を立てた後、それをどうやって効率的に、かつ着実にこなしていくか。
ここから実行の仕方についてさらにお伝えしたいのですが、少し長くなってしまいました。
一度に詰め込み過ぎると消化不良になってしまいますので、この続きはまた明日、詳しくお伝えすることにします。
まずは今日、騙されたと思って「書き出し」と「箱詰め」を試してみて下さい。
頭の中の霧が晴れ、驚くほどスッキリとした気持ちで業務をスタートできるはずです。
モヤモヤした憂鬱を、計画の力で「達成の予感」に変えていきましょう。
今日も一緒にやり抜きましょう！
【お知らせ】
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一緒にやり抜く限界突破パートナー 福井俊治（しゅんじ） 
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