計画は「守る」ものではなく「書き換える」もの
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
昨日は「タスクの洗い出し」と「箱詰め」についてお伝えさせて頂きました。
頭の中のモヤモヤをすべて書き出し、一週間という有限な箱の中に、優先順位をつけて配置していく。
どうしても完了しなければいけないテーマを明確にし、それに必要なタスクを「最重要タスク（石）」と位置づけ、それらを優先的に実行する計画を立てる。
ここまでできれば、一週間のタスク実行は約束されたようなものです。
あとはこの計画に従って実行していけばいいだけです。
迷うことなく、淡々と。
…と言いましたが、ここで壁にぶつかるのが現実というものです。
計画があるからと言って、その通りに淡々と進めることができたら、誰も苦労はしません。
私たちはロボットではなく、生き物であり、常に変化する環境の中で仕事をしています。
完璧な地図を描いたつもりでも、歩き出せば予期せぬ落とし穴があったり、通行止めがあったり、あるいは急な嵐に見舞われたりするものです。
本日は、そんな「計画通りにいかない現実」とどう向き合い、どう軌道修正していくかという「実行フェーズの運用術」についてお伝えしたいと思います。
テーマは「計画は守るものではなく、日々書き換えるもの」です。
昨日の内容に従って計画を立てた方も、そうでない方も、一度は経験があるはずです。
朝イチで完璧なToDoリストを作ったのに、夕方にはボロボロになっていることが。
よくある要因としては、大きく3つあります。
「突発的な割り込みタスクの発生」
「思っていたより時間が掛かった」
「想定していたやり方では上手く行かず、別の方法を試す必要が生じた」
これらは、あなたの能力不足でも計画のミスでもありません。
ビジネスの現場では「生理現象」のように当たり前に起こることです。
重要なのは、これらが起きた時にどう反応し、どう計画（地図）を修正するかです。
まず一つ目、「割り込みタスクが発生した場合」です。
上司からの急な呼び出し、クライアントからのトラブル連絡、部下からの相談。
これらは待ったなしで飛び込んできます。
もし、それが数分で終わるものではなく、かつ今週中に対応しなければならないものであれば、計画のどこかに組み込むしかありません。
ここで絶対に気を付けて頂きたいことがあります。
それは、「いまあるタスクを動かさずに、単純に追加してしまう」ことです。
これは絶対に避けて下さい。
昨日お伝えした通り、あなたの一日のタスク実行数には、あなたの処理能力に基づいた「上限（リミット）」が設定されているはずです。
コップの水は表面張力でギリギリ保たれている状態です。
そこに新しい水を注げば、当然あふれます。
タスクを単純に追加するということは、自分に対して「今日は残業してね」あるいは「倍速で動いてね」と無理な要求をすることと同義です。
これを繰り返すと、計画への信頼度が下がり、最終的には破綻します。
ではどうするか。
「一つ入れたら、一つ出す」の原則を徹底して下さい。
その上限を超えそうになった時には、追加タスク以外のいずれかのタスクを、別の日に移動させるのです。
「この急ぎの件を今日やる代わりに、この資料作成は明日の午前に回そう」
そうやって、パズルのピースを入れ替えるのです。
場合によっては、明日の予定も一杯で、玉突き事故のようにドミノ倒し的に複数の日の予定を見直す必要が生じるかも知れません。
「うわ、面倒くさいな」と思われるでしょう。
しかし、ここで面倒くさがらずに見直しをお願いします。
ここで見直すことで、「本当にこれを今日やるべきか？」という優先順位を再確認できますし、何より「この変更によって未来がどうなるか」という実行計画のシミュレーションを頭の中で実施することになります。
現実が破綻する前に、机上で破綻させて、対策を打つのです。
二つ目は、「思っていた以上に実行に時間が掛かってしまった場合」です。
1時間で見積もっていた作業が2時間かかった。
よくある話です。
そのタスク自体は完了したとしても、当然ながらその後に予定していたタスクが実行できずに溢れてしまっているはずです。
あるいは、終わらなくて明日へ持ち越しになることもあるでしょう。
この場合も、対応は先の追加タスクと同じです。
あふれたタスクを、他の日に実行する計画を立て直します。
ただ、今回の場合は「割り込み」とは違い、緊急性が最優先ではないケースも多いはずです。
「今日やりたかったけれど、できなかった」というタスクは、冷静に見直すと「明日でもいい」あるいは「来週でもいい」タスクであることもあります。
他のタスクとの兼ね合いを見ながら、もしかしたら来週に持ち越すという判断が必要になるかも知れません。
勇気を持って「今週はやらない」と決めるのも、立派な計画修正です。
優先順位を客観的に見極めて下さい。
そして三つ目、「当初想定とやり方を変える必要が生じた場合」です。
やってみたら手詰まりになった、あるいはもっと良い方法が見つかった。
そんな時は、まず代替案を定めて、そこから必要な「新しいタスク」を導き出します。
次に計画表から、不要になった「当初想定タスク」を削除します。
その上で、今回新たに導いたタスクをはめて行きます。
単純に削除したタスクの空間に、そのままスポッと入ればラッキーですが、そう上手くはいかないものです。
時間が足りない場合は、これまで同様に優先順位を考え、他のタスクとの組み換え（トレード）を考えます。
逆に、やり方を変えたことで工数が減り、削った時間の方が多い場合はどうするか。
その場合は、無理に他のタスクを詰め込む必要はありません。
そこは神様がくれた「バッファ（余裕）」として積んでおいて下さい。
その余白が、明日のトラブルを救うクッションになります。
以上のような見直しを行い、新たな計画表を完成させます。
これを「毎日」行って下さい。
自分は、上記のような変化が生じる都度、計画を見直し、朝一番には毎日の行動計画を再度確認するようにしています。
所要時間はわずか5分か、どれだけ掛かっても10分です。
しかし、このメンテナンスを行うだけで、計画は「死んだリスト」から「生きたコンパス」に変わります。
多くの人は、一度立てた計画が崩れることを「失敗」と捉えがちです。
これは間違いです。
計画とは、現状とのギャップを測るための基準線（ベースライン）に過ぎません。
ズレたら直す。
またズレたら直す。
その修正プロセスそのものが、マネジメントであり、目標達成への道筋なのです。
「あぁ、また計画通りいかなかった」と嘆く必要はありません。
「お、状況が変わったな。どう組み替えてやろうか」
と、ゲームを楽しむような感覚で、パズルを組み直してみて下さい。
これだけで、本当に必要なタスクを実行し、完了できる数が確実に増えているはずです。
そして週末には、「いろいろあったけど、重要なことは終わらせたぞ」という達成感と共に、美味しいお酒（あるいはコーヒー）が飲めるはずです。
今週もきっと、想定外のことが起こるでしょう。
でも大丈夫です。
私たちには計画を「書き換える」というスキルがあります。
慌てず、騒がず、パズルを楽しみましょう。
今日も一緒にやり抜きましょう！
【お知らせ】
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一緒にやり抜く限界突破パートナー 福井俊治（しゅんじ） 
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