解像度を上げて「想定外」をなくすToDo管理の極意

おはようございます！

一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。

本日は、日々のタスク管理において誰もが一度は陥りがちな「罠」と、その抜け出し方についてお伝えさせて下さい。

テーマは、タスクの解像度を上げて「想定外」をなくす技術です。

日々タスク管理をしていて、手帳やツールにやるべきことを書き出し、一つ一つ実行されようと努力されている方は本当に多いと思います。

しかし、そんな風にちゃんとタスクを管理されている方でも、意外と多いのが「デッドラインを不明瞭にしたままToDo管理している状況」です。

何となく、この日までにやらないとマズいな、というのは頭の片隅でイメージしている。

でも、ちゃんとその日までに達成できる具体的なストーリーを持たずに、毎日をフワフワと過ごしてしまっていることはないでしょうか。

これは自分の頭の中で、実行することの「解像度がちょっと低い状態」のまま保存されているようなイメージです。

遠くからぼんやりと山を眺めて、「あそこまで登ればいいんだな」と分かった気になっている状態に似ています。

で、いよいよ期限が迫ってきて、いざ登り始めようと着手すると、途端に目の前の解像度が上がります。

近づいて初めて、その山には険しい岩肌があることに気づくのです。

「あ、実はこれに取り掛かる前にあのデータの準備が必要だった」

「この部分は、他部署の誰かとスケジュール調整が必要だった」

「そもそも、自分が想定していた以上に作業時間がかかることが分かった」

そんな状況に陥ります。

そして、そんな時にたいてい聞こえてくるのが、「想定外のことが起こったので、期限に間に合わないです…」という言い訳です。

少し厳しい言い方になってしまうかも知れませんが、あえて問わせてください。

本当にそれは、想定外だったのでしょうか。

単に、事前に想定しようとしてこなかっただけではないでしょうか。

仕事に向き合う時、自分が考えるスコープ（範囲）が狭すぎると、何でもかんでも想定外のできごとになってしまいます。

逆に、スコープが広くなればなるほど、そしてタスクの解像度が高くなればなるほど、想定外のできごとはなくなっていきます。

事前に必要なパーツが見えていれば、前もって準備することができますし、誰かに協力を仰ぐこともできるからです。

とはいえ、どこまでも未来を先読みして、完璧な計画を立てることは不可能です。

スコープを無限に広げることと、そこに投下するコスト（時間や自分のリソース）とのバランスは、常に考える必要があります。

過剰な計画づくりに時間を取られて、実行がおろそかになっては元も子もありません。

先日、完璧主義を手放すお話をしましたが、ここでも100点の予測を目指す必要はないのです。

とはいえ、無策でいるのとは違います。

自分の想定できるスコープの限界を超えた部分については、「リスク」として管理して、実際に発生したらどうするかをあらかじめ考えておくというのも一つの有効な手段です。

リスクに対しても、グラデーションをつけて対応します。

例えば、発生したらプロジェクト全体が止まってしまうような致命的なものは、しっかり対策して、そもそも起こらないように先回りすることが必要です。

一方で、例えばダメージが低いもの。

一日納期が遅れるだけとか、少額のお金を失う程度で済むようなものは、あえて許容して「発生したらしっかり受け止めて対処する」と決めておくのも立派な戦略です。

このあたりも、対策に掛けるコストと、リスク回避の期待値とのバランスを考えて、賢く投資する必要があります。

すべてをゼロリスクにするのは、コストがかかり過ぎるからです。

なんにせよ、今日一番お伝えしたいことは、ToDoはふんわりと管理するのではなく、解像度を上げて、実行ストーリーがはっきりと頭に思い描けるくらいにはしておく必要があるという話です。

もし、あなたのタスクリストの中に、ずるずると先延ばししているタスクが多いのだとしたら、それはあなたのやる気の問題ではなく、単純にそのタスクの解像度が低いだけかも知れません。

一度、そのタスクをじっくりと見つめ直し、解像度を限界まで上げて考えてみてはいかがでしょうか。

「いつ、誰と、何を、どうやって進めるか」

まるで映画のワンシーンのように、自分が動く姿がイメージできるまで具体化するのです。

そのストーリーが見えた瞬間、重かった腰はスッと上がり、想定外という名の言い訳は消え去るはずです。

今日一日、自分のタスクの解像度を一段階上げることを意識して進めていきましょう。

今日も一緒にやり抜きましょう！

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