行動の停滞と手戻りを防ぐタスク解像度を高める4つの視点
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、私たちが目標に向かって計画を立てて実行する中で、どうしても発生してしまう行動の停滞や手戻りを防ぐためのアプローチについてお伝えさせて下さい。
テーマは、行動に直結するタスクの解像度の高め方です。
目標達成に向けてしっかりと計画を立てているはずなのに、なぜか上手く前に進んで行かない。
毎日忙しく作業をしているのに、プロジェクト全体で見ると遅れが出ている。
もし、そのような停滞感を感じている時、もしかするとその原因は、計画に並べたタスク一つ一つの解像度が低いことにあるのかも知れません。
日々の業務や活動の中で、あなたは一つ一つのタスクにちゃんと決着をつけて進められているでしょうか。
タスクの完了状態を不明瞭にしたまま、なんとなく作業を進めてしまうことは少なくないと思います。
とりあえず手を動かし始めればなんとかなる、という見切り発車は、行動力を高める上では決して悪いことではありません。
しかし、そのまま進めてしまうと、実はあのタスクが終わっていなかったとか、苦労して作ったあのタスクの成果物が本来の期待を満たしていなかった、と後になって気づいて大きく手戻りすることになってしまいます。
時間をかけてがんばったのにやり直しになることほど、私たちの貴重なリソースとモチベーションを奪うものはありません。
そうならないために、ぜひ計画を立てる段階で一つ一つのタスクとしっかり向き合い、その解像度を高めてみて下さい。
解像度を高めるとは、そのタスクの輪郭をはっきりとさせるということです。
タスクの解像度を高めるための具体的な観点として、本日は4つのポイントを挙げさせて頂きます。
一つ目は、目的を明確にすることです。
そもそも何のためにそのタスクを実行するのかを、行動する前に必ず確認しておくことです。
ここをちゃんと把握できていないと、タスクを実行すること自体に満足してしまい、手段の目的化が発生してしまいます。
例えば、新しい企画のために情報収集をするというタスクがあったとします。
目的が競合他社の価格調査であるならば、そこだけを調べればタスクは終わります。
しかし、目的が曖昧なままだと、関連する記事までダラダラと読み込んでしまい、時間は使ったけれど、本来の目標に役立つ情報が集まっていないという事態になりかねません。
一生懸命にタスクは実行したものの、本来達成したかった目標が達成できていないという無駄を防ぐため、常に目的を意識することが大切です。
二つ目は、開始条件を明確にすることです。
カレンダーに予定を入れたからといって、そのタスクがいつでもすぐに始められるとは限りません。
その作業を始めるために、誰かからのインプット情報が必要なのか、あるいは別の何らかの先行タスクが終わらないと物理的に始められないのかなど、開始できる条件を事前に確認しておきます。
全体の計画をフォローし、進捗を管理する際には、タスクそのものだけでなく、そのタスクを始めるための前提となる状況も同時にフォローする必要があります。
いざ時間を確保して着手しようとした時に、前提となる資料が揃っていなくて、結局行動が止まってしまう、という事態を防ぐためです。
三つ目は、成果物を明確にすることです。
そのタスクを実行した結果として、最終的にどんなアウトプットが生成される想定なのかを定義します。
逆に言えば、どれだけ時間をかけて行動したとしても、この事前に定義したアウトプットがちゃんとできていなければ、そのタスクはまだ足りていないということになります。
品質の観点でも、この成果物の定義は非常に重要です。
ただ資料を作成するだけでなく、誰に向けて、どのような体裁で、どこまでの精度が求められているのか。
成果物のイメージが自分の中で明確になっていれば、作業中の迷いがなくなり、期待外れによる手戻りを大きく減らすことができます。
四つ目は、完了条件を明確にすることです。
そのタスクは、単に自分が淡々と作業を終えれば完了となるのか。
それとも、作成した成果物を誰かに提出して、確認や承認をして頂く必要があるのか。
何をもってそのタスクを完全にクローズできるのか、の基準を明確にしておきましょう。
自分が作業を終えたと思っていても、相手の確認待ちで止まっているのであれば、プロジェクト全体としてはまだ完了していません。
完了の定義が曖昧なタスクは、いつまでも頭の片隅に残り続け、脳のメモリを無駄に消費してしまいます。
以上の4つの整理を通して、各タスクの条件を明確にする。
そして、自分でもそれをしっかり認識できていれば、作業が中途半端に進むことはありません。
手段の目的化も防げますし、あれが足りていなかったと、後になって手戻りになることもありません。
タスクの解像度を上げる作業は、計画段階では少し手間に感じるかも知れません。
しかし、この事前の少しの整理が、結果的にあなたの行動の迷いをなくし、目標達成への確実なルートを切り拓いてくれます。
計画立案の際には、ぜひこの4つの観点を気にしてみて下さい。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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