時間ではなく「エネルギー」を管理してパフォーマンスを最大化する
おはようございます。
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
みなさんは、日々のタスクと向き合っている時に、ふとエネルギーの枯渇を感じることはありませんか。
やる気はあるはずなのに頭が働かない。
パソコンの画面を見つめているけれど、思考が空回りしている。
自分はたまにあります…（汗）
人間ですから、ロボットのように常に一定の出力で稼働し続けるというのは、無理かもしれません。
しかし、今日はそんな誰もが直面する状況を踏まえ、毎日の自分のエネルギーをどう使い、どう管理するのが良いのか、自分の実例をベースにお伝えできればと思います。
時間管理（タイムマネジメント）の手法は世の中に溢れていますが、今日お伝えするのはエネルギー管理（エネルギーマネジメント）のような考え方になります。
ちなみに、これがベストプラクティスだとは全く思っていませんので、あくまで一つの事例として参考程度で使えそうなところをピックアップして頂くとともに、「自分はこうしているよ」「こうした方がもっといいよ」というアイデアがあれば、ぜひ教えて頂きたいです。
自分もまだまだ試行錯誤の途中ですので、一緒にブラッシュアップしていければ嬉しいです。
さて、自分の日々の過ごし方ですが、基本的にはその日に予定されている会議を中心に据えて 一日の骨組みを作っています。
これは多くの方も同じかもしれませんが、他者との約束である会議は動かせないものです。
いつどんな会議があり、そのための準備をいつ行うか。
ここからスケジューリングが始まります。
会議の準備というのは、当日その場の数分で終わるものもあれば、落としどころを考えて、数日前から資料を集め、構成を練らなければならない重たいものもあります。
その場合は、当然当日の朝に慌ててやるわけにはいきませんので、事前に計画をしておく必要があります。
ここで大切にしているのは、準備作業自体もしっかりとタスクとして認識し、リストアップしておくことです。
会議という予定だけを入れておくと、その裏にある膨大な準備作業が見えなくなり、直前になって「時間がない！」とパニックになるからです。
また、準備というタスクを可視化することで、脳のメモリを無駄に消費することを防ぎます。
そして、会議以外の自ら動ける時間帯に、その日のタスクを順番に実行していきます。
この計画の立て方ですが、自分は毎週月曜日に週次計画を立てるようにしています。
一週間の見通しを立て、いつ、どのタスクを実行するかを、予め設定してしまいます。
もちろん、ビジネスの現場は生き物ですから、その通りに行かないことも多々あります。
突発的なトラブル対応が入ることもあれば、予想以上にタスクが早く終わることもあります。
なので、それは日々見直しを掛けながら、柔軟に管理しています。
ここで一つ自分が意識しているポイントがあります。
それは、一日に登録するタスクの数を制限して、仕事量をコントロールするということです。
本来、プロジェクトマネジメントの観点から言えば、タスクごとに見積時間を設定し、工数管理をするのが正しいやり方だと思います。
しかし、自分はあえてそれをしていません。
実は、将来的にこの手法をクライアントのみなさんにも展開できるような、再現性の高いシンプルな手法にしたいと考えているからです。
あまりに複雑で管理工数がかかるやり方は結局長続きしません。
「パッと見て、今日やることが分かる」
それぐらいライトにタスク管理する方法を目指しているため、数で制限するというシンプルなルールを採用しています。
ただ、タスクは大小ありますが、数でコントロールすると意外といい感じに収まると思っています。（今のところ、サンプルが一人だけですが…）
なので、日々突発的に発生したタスクについては、その場でいつやるかを決めて計画に組み込むのですが、ここで容量オーバーになることがあります。
すでにその日のタスク量がいっぱいの時です。
そんな時は、無理に詰め込むことはしません。
優先度を冷静に見極め、一つ新しいタスクを入れるのであれば、もともと予定していたタスクを一つ別の日に移動するというルールで管理しています。
これをしないと、一日のタスクが想定以上に増えていき、結局どれも中途半端に終わるか、自分が潰れてしまうかのどちらかになってしまいます。
やらないことを決める勇気を持つこと、これもエネルギーを枯渇させないための重要な防衛策です。
そして、計画を実行していくフェーズですが、ここで自分のバイオリズムを考慮に入れることが効率化の鍵になります。
みなさんも経験があるかと思いますが、朝からタスクを処理していく中で、夕方くらいになると、ふと疲れを感じていることはないでしょうか。
自分は、これまた、たまにあります…（汗）
そうなると、資料のストーリーを考えたり、新しいアイデアを出したりといった、頭をフル回転させて何か成果を生み出すタスクは生産性が下がってしまいます。
アクセルを踏んでもスピードが出ない状態です。
そんな状態で無理に進めようとしても、時間ばかりが過ぎていき、成果物の質も上がりません。
これはエネルギーの無駄遣いです。
基本的に、朝の方が脳のエネルギーが満タンで生産性が高く、午後は徐々に落ちてくるというのが、一般的な人間の傾向であり、自分は確実にそのタイプなので、それを大前提とした計画としています。
気合いでなんとかするのではなく、仕組みで解決するのです。
具体的には、午前中の頭が冴えているゴールデンタイムには、資料のストーリー検討や、課題に対する打ち手の検討など、頭を使って生み出すタスクを配置します。
そして、午後は会議を中心に設定したり、メッセージへの返信や作業的なタスクなどを配置したりします。
エネルギーの高い時間に重たいタスク、エネルギーの低い時間に生産性を求められないタスクという、このマッチングが上手くいくと、一日の疲労感が全く違ってきます。
ちなみに、自分の場合、夕食を食べると、ちょっと元気が復活したりすることがあります。
この時は、資料作成とかであれば一気に進められたりもします。
割と夜の静かな時間帯、誰からも連絡が来ない外乱のない時間に資料を作ると捗るんですよね。
ただし、ここには注意点があります。
夜に作った資料は、必ず翌朝のフレッシュな頭で見返すようにしています。
これは鉄則です。
みなさんも経験があるかもしれませんが、夜中に筆が乗って（？）仕上げた資料も、翌朝の冷静な頭で見ると、流れがいまいちだったり、論理が飛躍しすぎていたりと残念なこともあります。
なので、夜の勢い自体は利用しつつも、最終的な品質チェックは必ず「朝の自分」の目を通すようにしています。
このような感じで、自分は日々のタスクとエネルギーの配分を行っています。
まとめますと、大事なのは資料のストーリー検討やアイデア出しなど、高い生産性や精度を求められるタスクは、自分が最もエネルギーに満ちた時間に行うように意識して配置するということです。
人によって、効率的に動ける時間帯が違うかもしれませんので、自分の取扱説明書をよく理解し、自分の勝ちパターンの時間割を作ることが大切です。
もちろん、ビジネスは相手のあることですので、期限などの制約があり、必ずしも毎回自分の思い通りに守れるものではないかも知れません。
しかし、「今はエネルギーが落ちているから、ミスをしないように気をつけよう」とか、「明日の朝一番でこの重要事項を判断しよう」といったように、自分の状態を客観的に把握し、気にして頂くだけでも、結果は大きく変わってくると思います。
あなたのエネルギーを大切に賢く使って、最大限の成果を生み出していきましょう。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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