分散したリソースを統合し「切り替えのオーバーヘッド」を排除する時間割の力
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、私たちが日々の業務を進める中で、良かれと思ってやってしまう行動が、実は著しく生産性を下げてしまっている問題についてお伝えさせて下さい。
テーマは、マルチタスクの罠を抜け出し、集中力を取り戻す時間管理術です。
最近、自分は大きく分けて3つの異なる業務を並行して回している状況です。
各業務を進めるにあたって、これまでは特に時間帯の制限を掛けることはしていませんでした。
予定や打合せが入れられるタイミングがあれば、カレンダーの空いている枠に気にせずどんどん入れていたのです。
そうすると当然のことながら、一日の業務時間の中で全く毛色の違う各業務がランダムに入り乱れることになります。
自分の業務を管理しているGoogleカレンダー上では、まるで地層のように細切れの予定が何層も積み重なっている状態です。
まぁ、それでも会社員時代もいくつものプロジェクトを兼務してマルチタスクをこなしていたわけですし、ちゃんと時間を区切ってコントロールさえしていれば問題ないかな、と軽く考えていました。
しかし、現実は違いました。
会社員時代の兼務やマルチタスクは、結局のところ勤め先の業務の範疇に収まるため、今振り返れば思考の振れ幅がそこまで大きくなかったのだと思います。
ベースとなる会社のルールや、使うシステム、最終的なベクトルの向きが揃っているため、脳の切り替えが比較的容易でした。
一方で、自分でビジネスを展開している現在の3つの業務は、それぞれ求められる役割も、関わる相手も、思考回路も全く異なり、かなりの振れ幅があります。
結果的に、一日の業務の中で入り乱れて会議の設定をしたり、自分で手を動かして全く別の業務の作業をしようとしたりすると、頭の切り替えにかなりのエネルギーと時間を奪われていることが分かりました。
「切り替えのオーバーヘッド」というやつですね。
加えて、同じ業務をある程度の時間、継続的に実行できないことで、思考の流れがその都度分断され、全体の効率が著しく悪化しているように感じています。
この状況をイメージで言うと、複数科目を下記のように勉強するようなものです。
数学の勉強を1時間した後に、一度テキストを閉じて机を片付けて、次に英語のテキストを開く。
そして1時間経過したらまた英語のテキストを閉じて、再度、数学のテキストを開いて先ほどの続きから数学の勉強をするような状態です。
伝わりますでしょうか。
同じ2時間を数学に投下するのであれば、連続して勉強した方がテキストを閉じたり開いたりする物理的な時間も、さっきまでどこを考えていたんだっけ、と思い出す脳のアイドリング時間も必要なくなり、効率は確実にいいはずです。
頭の切り替えというのは、このテキストの出し入れと同じで、目に見えない時間を確実に奪っていきます。
タスクが分散すればするほど、この見えない準備時間が積み重なり、一日が終わった時に、ものすごく忙しかったのにあんまり進んでいない、という疲労感だけが残ることになります。
なぜ私たちは、カレンダーを細切れにしてしまうのでしょうか。
それは多くの場合、相手からの依頼にすぐに応えたいという誠実さや、隙間時間を埋めることで仕事を進めているという安心感を得たいからです。
しかし、その場しのぎの対応スピードを優先するあまり、最も重要な深く考える時間や、価値を生み出す時間を犠牲にしてしまっては本末転倒です。
ということで、今自分が考えているのは、業務を完全に分離することはできないものの、基本的に一日の中で、各業務を実行する時間帯を大きく分けてしまえないかということです。
午前中はこの業務に集中する時間、午後の前半は別の業務の時間、というように、カレンダー上の細かな地層を、大きなブロックにまとめ直す作業です。
タスクを一つずつ処理するのではなく、同じ種類のタスクを一つの時間帯にまとめるイメージです。
また、このように時間を分けて日々のルーティンとして繰り返すことで、生活や業務の進め方にも一定のリズムができ、より効率的に業務推進できるのではないかと期待しています。
人間の脳は、一定のリズムと繰り返しの環境下で最もパフォーマンスを発揮するようにできていると思います。
もちろん、これは自分なりの一つの仮説であり、まだまだ試行錯誤の最中です。
時間帯を区切るということを、実際の複雑な業務や他者との関わりの中で本当にやり切れるのか否かも含め、まずはトライアルとして検証してみないと分からないですからね。
まずは自分で実践してみて、状況の変化や新たな気づきがあれば、またシェアさせて頂こうと思います。
もし今、あなたがいくつものタスクを抱え、毎日忙しく動いているのに、なぜか仕事が前に進んでいないと感じているのなら、もしかすると、それはタスクの切り替えによるオーバーヘッドに大切なリソースを奪われているからなのかも知れません。
細切れになったスケジュールを一度俯瞰して見直し、同じ種類のタスクを一つの時間帯にまとめる。
そんな時間割の工夫を、一つの打ち手として検討してみてはいかがでしょうか。
立ち止まってカレンダーを整理するその少しの時間が、結果的に大きな前進を生み出します。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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一緒にやり抜く限界突破パートナー 福井俊治（しゅんじ） 
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