チームを崩壊から守る「心の余白」の作り方
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、私たちが日々の業務やプロジェクトを進める上で、つい見落としがちな要素についてお伝えさせて下さい。
テーマは、チームを崩壊から守る心の余白の作り方です。
目標達成に向けて日々全力で走っていると、どうしても時間や気持ちの余裕が失われていく瞬間があると思います。
日々のタスクに追われて、カレンダーは予定で埋め尽くされ、常に何かに急かされているような感覚に陥ることはないでしょうか。
まずは、個人の観点で、この余裕がない状態がもたらす弊害について考えてみます。
結論から言うと、時間や気持ちに余裕がない状態というのは、そもそも行動の精度を著しく低下させます。
目の前のタスクをどうにか早く終わらせようと焦るあまりに、ついつい行動が荒くなってしまう。
あるいは、無意識のうちに少しだけ手を抜いてしまう、という状況が発生してしまいます。
あと、気持ちに余裕がないからこそ、普段なら絶対に気づくような抜け漏れに気づかず、そのまま作業を進めてしまうこともあり得ます。
これは、個人の能力が低いから発生するミスではありません。
単に、余裕という名のクッションが失われているために、本来のパフォーマンスが発揮できていないだけです。
パソコンに例えるなら、CPU負荷が常に80パーセント以上に張り付いていて、ちょっとした動作にもフリーズしそうになっている状態と同じです。
どれだけ優秀な頭脳を持っていても、処理するための余白がなければ機能しません。
そして、さらに深刻なのが、チーム全体に関する観点です。
普段はどれだけ風通しが良くて、メンバー同士の仲が良いチームであっても、ひとたび余裕がなくなってくると事態は急変します。
誰もが、自分の抱えているタスクをこなすことだけで、手一杯になってしまうからです。
その結果、お互いの状況を気にする余裕が完全になくなります。
困っているメンバーをサポートし合えるはずの素晴らしいワンチームが、ただ同じ空間で個別の作業をしているだけのスタンドアロンの集合体になってしまうのです。
チームで仕事をしている最大のメリットは、互いの弱点を補い合い、相乗効果を生み出すことです。
しかし、余裕が失われたスタンドアロン状態では、そのメリットは完全に消滅します。
なんなら、他の人と連携する業務において、相手の精度や日程感が自分の想定と少しでも違っていれば、攻撃的に接してしまう結果を招くことすらあります。
心に余裕がないからこそ、相手の事情を汲み取る想像力が働かなくなるのです。
あの人はなぜこんなに仕事が遅いのか、と他人のアラばかりが目につくようになります。
その結果、チーム内の空気が悪くなり、必要最低限のコミュニケーションすら極端に減っていきます。
コミュニケーションが不足すれば、当然認識のズレからミスが発生し、その尻拭いのための手戻りが発生するという悪循環に陥ります。
手戻りが発生すれば、さらに時間が奪われ、ますます余裕がなくなるという恐ろしい負のスパイラルです。
なので、この余裕をなくすという事態は、プロジェクトを成功させるために極力避けないといけません。
とは言え、それが簡単に回避できるのであれば、誰も苦労はしないはずです。
そこで、余裕を取り戻しチームを健全に保つための考え方のヒントをいくつか書き示します。
まず、自分のリソースを超過してしまう原因の多くは、良かれと思って引き受けたタスクがオーバーフローしてしまうことにあります。
真面目で責任感の強い人ほど、誰かが困っていると、つい自分がやりますと手を挙げてしまいます。
頼まれたからといって、安易に引き受けるのではなく、自分の現在の状況を冷静に把握して、本当に今の自分が引き受けるべきかを検討する姿勢が大切です。
あるいは、スケジュール的に厳しければ、一人で抱え込まずに、チームに打ち上げて、助けを求めるという判断が必要かと思います。
優しさや責任感だけで仕事を引き受けて、結果的にパンクしてしまっては、チーム全体に迷惑をかけることになり、元も子もありません。
自分のキャパシティの限界を知り、適切に断ることもまた、プロフェッショナルとしての重要なスキルです。
あと、自分一人ではどうにもならないと気づいた時点で、早めにアラートを上げて周囲の助けを求めるというアクションも重要です。
これが、頭では分かっていても、いざ当事者になるとなかなかできないものです。
自分ができないと言うことで、周囲から能力が低いと責められるのではないか、と躊躇してしまうかも知れません。
自分の評価が下がることを恐れて、ギリギリまで隠してしまう心理は、大人になればなるほど強くなります。
しかし、プロジェクト全体の成功を最優先に考えるのであれば、傷口が浅い早めの段階で助けを求めた方が、間違いなく全体最適に近づきます。
ギリギリになってから、実は間に合いません、と報告されるのが、チームにとって一番の致命傷になります。
早めにアラートを上げてくれれば、スケジュールの調整や、人員の追加など、いくらでも手の打ちようがあります。
ここで重要になるのは、助けを求められた周囲の対応です。
アラートを上げた人に対して、なぜもっと早く言わなかったのかと、責め立ててしまえば、次から誰も助けを求めなくなります。
少しでも余裕のあるうちであれば、周囲もリカバリーの計画を冷静に立てて、お互いに助け合いができる環境を作ることができます。
助けを求めることは、恥ずかしいことではなく、チームの目標を達成するための立派な戦略行動です。
そして、その戦略行動を承認し、全力でサポートする文化が、強いチームの条件だと思います。
余裕のあるうちであれば、お互いの状況を思いやり、自然と助け合いができる環境になると思います。
そんな風に心理的安全性が高く、お互いにサポートし合える人間関係の中で、日々の業務を進められるといいなと自分は常に考えています。
そのためには、まず自分自身が心の余白を意図的に確保すること。
スケジュール帳に何も予定を入れない空白の時間を意図的に作ることでも構いません。
そして、チームメイトの余白の変化に敏感に気づき声を掛け合うこと。
この小さな意識の積み重ねが、結果的に圧倒的な成果を生み出す最強のチームを作ります。
自分のタスクで手一杯になりそうな時こそ、少しだけ顔を上げて周囲を見渡してみて下さい。
その一瞬の余白が、あなたとチームを救う突破口の取っ掛かりになるかも知れません。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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