タスクの先延ばしを防ぐ棚卸しの技術
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
本日は、日々の業務や目標達成において誰もが一度は頭を悩ませる「タスク管理」についてのアプローチ方法をお伝えさせて下さい。
テーマは、タスクの先延ばしを防ぐための「正しい棚卸し」の技術です。
日々、タスクやToDoリストを作って、ご自身の仕事を管理されている方も多いと思います。
頭の中のモヤモヤを書き出して可視化するのは、目標達成の第一歩として非常に素晴らしい習慣です。
しかし、そのリストに並んだタスクに「開始日」や「期限」はしっかりと定まっていますか。
もし、まだ明確になっていないのであれば、いつから始めていつ終わる想定なのかも、ちゃんと管理する癖をつけるようにしましょう。
多くの方は、タスクの期限（デッドライン）だけを設定して、開始日を明確にしない傾向があります。
するとどうなるか。
気が付いたら、夏休みの宿題を最終日になってから慌てて取り組むように、物理的に必要な作業量と与えられた時間が全く合わない時間軸の中でタスクを実行しようとして、結局期限に間に合わないという状況に陥りがちです。
そうではなく、予め「いつ」「どんなシチュエーションで取り掛かって」「どんな風に日々時間を使って進めて」「いつの時点で完了するのか」という一連のストーリーを描けるようになって頂きたいです。
先日もタスクの解像度を上げるというお話をしましたが、この実行ストーリーが頭の中にどれだけ鮮明に描けているかが、タスク完了の鍵を握ります。
ここまで具体的にシミュレーションしておくと、実際にそのストーリーと現実がずれたときに、「どう計画を変更しようか」「どんなリカバリストーリーを描けば間に合うか」を即座に考えやすくなると思います。
それを前提として、本日はタスクの「棚卸し」のやり方の一つの事例をお伝えします。
例えば、週末や週明けにタスクの棚卸しをするような場合、下記のようなことをしていませんか。
「本当は先週実行しないといけなかったタスクに関して、結局手付かずだったので、しかたなく日程だけを1週間スライドさせて済ませる」
リスト上の日付をピッと書き換えて、リスケジュールが終わった気になっている状態です。
これ、多くの場合上手く行きません。
結局、次の週も同じように手付かずになり、またスライドさせるという悪循環に陥ります。
なぜなら、先にお伝えした「実行ストーリー」が全く描けていないからです。
実行するタイミングが1週間ずれるということは、当然ながら自分を取り巻く周囲のタスクの状況や、優先順位も変わっているはずです。
そうでなければ、毎日全く同じルーチンワークだけを実行していることになりますから。
そう考えると、状況が変わった中で、そのタスクへの取り掛かりのシチュエーションや、時間の使い方も自ずと変わっているはずです。
それをちゃんと思い描けていないと、いざ実行しようとした際に、「他の優先順位の高いタスクが飛び込んできて結局着手できない」とか、「前提となる重要タスクが終わらず、着手タイミングが遅れて完了させられない」といった事態になります。
そんな風に、タスクの実行をなりゆき任せにしていると、ずるずると遅延を続けることになってしまいます。
だからこそ、スケジュールを単にスライドさせるのではなく、ちゃんと一つ一つのタスクと向き合った「棚卸し」が必要なのです。
片付けコンサルタントのこんまり（近藤麻理恵）さんのメソッドをご存じでしょうか。
彼女は、モノを捨てるか残すかを決める際、ときめくか否かという基準で、全ての持ち物一つ一つに実際に触れることで判断する方法を提唱しています。
実は、タスクの棚卸しもある意味これと同じです。
リストの文字面だけを眺めて機械的に日付をずらすのではなく、一つ一つのタスクにちゃんと触れて、自分の頭の中で「これ、今の状況でどうやって進めるんだっけ？」と真剣に向き合い、進め方を再構築する必要があると思います。
もちろん、タスクの場合はときめかないからと言って、勝手に捨ててしまうわけにはいかないと思いますが。（笑）
それでも、一つ一つ手に取って向き合うことで、「これは今の自分には重すぎるから、誰かに手伝ってもらおう」とか、「これはもう状況が変わったから、そもそもやらなくていいタスクになったな」というような、生きた判断ができるようになります。
タスク管理は、単なる備忘録ではありません。
未来の自分が迷わず動けるようにするための、自分自身への指示書です。
日付をスライドさせるだけの作業はやめて、正しく棚卸しを行い、実行ストーリーを描き直す。
このひと手間をかけるだけで、ずるずると先延ばしにしてしまうタスクは劇的に減っていくはずです。
タスクリストを眺める際、ぜひ一つ一つのタスクを手に取って、その実行ストーリーを思い描いてみて下さい。
正しく棚卸しして、先延ばしタスクを撲滅しましょう。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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