「後手」に回るストレスから解放されるおススメの方法
おはようございます。
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
目標達成に向けて日々行動されているみなさん。
毎日のタスクや仕事において、常に何かに追われているような感覚を持つことはないでしょうか。
締め切りに追われ、上司やクライアントからの急な問い合わせへの対応に追われ、気がつけば自分の本来やりたかったことが手つかずのまま一日が終わる。
そんな状況は、精神的にも非常に大きなストレスになります。
今日は、そんな状況を抜け出すために、目標達成のスピードと質を高め、かつ精神的な余裕を生み出すための「先手必勝」の方法について、お伝えさせて頂ければと思います。
さて、みなさんはPDCAサイクルという言葉をご存知だと思います。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）。
このサイクルを回すことで業務を改善し、目標達成に近づくという、ビジネスの基本中の基本です。
しかし、このPDCA、多くの人が陥りがちな間違いがあることをご存知でしょうか。
それは、「Check（評価）」のタイミングが遅すぎるということです。
多くの人は、計画を立て（P）、実行し（D）、その全てが終わった後、あるいは締め切りギリギリになって初めて「どうだったか？」と振り返り（C）を行います。
これでは、もし途中で方向性が間違っていた場合、取り返しがつかないことになってしまいます。
例えば、1ヶ月のプロジェクトがあったとして、29日目に初めて進捗を確認し、そこで「実は進んでいませんでした」「方向性が違いました」と判明したらどうなるでしょうか。
残りの1日でリカバリーすることは、物理的に不可能です。
これが「後手に回る」という状況です。
自分が考える「先手のPDCA」とは、このCheckのタイミングを早めに設けること、すなわち「先手先手」で回すことです。
1ヶ月のプロジェクトであれば、1週間ごと、いや、場合によっては毎日、数分でもいいので「今の進み具合は順調か？」「何か障害はないか？」を確認するのです。
これを自分は「弾道予測」と呼んだりもしますが、要は、今のペースで進んだ場合、最終的にどこに着地するかを常に予測し続けるということです。
早期にズレに気づけば、修正（Action）にかかるエネルギーは最小限で済みます。
車を運転していて、少しハンドルが左に取られているなと気づいた瞬間に修正すれば、指先一つでコースに戻れます。
しかし、完全にコースアウトして壁に激突する直前になって修正しようとすれば、急ハンドルを切らなければならず、それは事故のリスクを高めるだけです。
PDCAを先手で回すということは、この「微修正」を繰り返すことであり、結果として最短距離でゴールに到達するための技術なのです。
そして、この「先手先手」の考え方は、自分一人の行動だけでなく、周囲の人々、いわゆる「ステークホルダー」との関わりにおいても、極めて重要になります。
ステークホルダーとは、利害関係者のことですが、難しく考える必要はありません。
仕事であれば上司や同僚、クライアント。
プライベートであれば家族や友人など、あなたの目標達成に関わる全ての人たちのことです。
目標達成に向けたプロジェクトにおいて、自分一人で完結することは稀です。
必ず誰かの協力や承認、あるいは理解が必要になります。
この時、ステークホルダーとの調整を「早め早め」に行うことができるかどうかが、成否を分けると言っても過言ではありません。
ここで、少し耳の痛い話をさせて下さい。
何か問題が発生した時、あるいは進捗が思わしくない時、あなたはそれをすぐにステークホルダー（特に上司やクライアント）に報告できているでしょうか。
「もう少し頑張れば挽回できるかもしれない」
「怒られたくないから、解決の目途が立ってから報告しよう」
そんな風に考えて、報告を先延ばしにしてしまった経験はないでしょうか。
気持ちは痛いほど分かります。
自分も会社員時代、悪い報告をするのがストレスで、水面下で調整をしながら報告を先延ばしにしまった経験が何度もあります。
しかし、あえて断言します。
悪い報告ほど、早くしなければなりません。
なぜなら、時間が経てば経つほど、事態は悪化し、相手の選択肢を奪ってしまうからです。
例えば、あなたがクライアントから依頼された資料作成において、納期に間に合いそうにない状況になったとします。
もし、納期の1週間前に「申し訳ありません、間に合いそうにありません」と相談すれば、クライアントは「じゃあ、他の人に手伝わせよう」とか「今回は簡易版でいいよ」といった代替案を出すことができます。
しかし、納期の前日に「できそうにありません」と言われたらどうでしょう。
クライアントにはもう打つ手はなく、ただあなたへの怒りと不信感が残るだけです。
調整を早めに行うということは、相手に「対策を打つ時間」を提供することでもあります。
そして、それは結果として、あなた自身を守ることにも繋がるのです。
また、早めの調整は「信頼」という資産を積み上げることにもなります。
常に先手で状況を共有し、リスクを早めに開示してくれる人に対して、周囲は「この人は状況をコントロールできている」「安心して任せられる」という印象を持ちます。
逆に、いつもギリギリになって問題を持ち込む人は、「いつ爆発するか分からない爆弾」のように扱われ、過度な管理や干渉を受けることになります。
皮肉なことに、自由に裁量を持って仕事をしたければ、誰よりも早く、マメに報告・連絡・相談（ホウレンソウ）をするのが一番の近道なのです。
自分がPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）として多くのプロジェクトを見てきた経験からも言えますが、炎上するプロジェクトの共通点は、例外なく「発見と報告の遅れ」です。
逆に、上手くいくプロジェクトは、驚くほど早い段階でアラート（警報）が上がり、ボヤのうちに鎮火されています。
リーダーやマネージャーは、問題が起きること自体を責めることは少ないです。
むしろ、問題を隠したり、報告が遅れたりすることに対して厳しく接するものです。
「バッドニュース・ファースト（悪い知らせほど早く）」
これを自分の中の鉄の掟として刻んでみて下さい。
では、具体的にどうすれば「先手先手」「早め早め」の行動ができるようになるのでしょうか。
それは、スケジュールの中に「確認と調整の時間」をあらかじめ予約してしまうことがおススメです。
作業が終わったら確認するのではなく、作業の途中に「確認日」を設ける。
上司に聞かれたら報告するのではなく、定期的に「報告のタイミング」をこちらから設定する。
このように、強制的にチェックポイントを作ることで、後回しにする癖を防ぐことができます。
自分の場合、一定期間で目標達成を目指すクライアントに対して、最初のセッションで計画を一緒に立てて、その後、定期的なセッションで状況を確認して計画を見直す設計にさせて頂いています。
そこで進捗を確認し、計画に無理があればその場で修正する。
そうすることで、最後になって「できませんでした」という事態を確実に防ぐことができるのです。
また、精神的なハードルを下げることも大切です。
「完璧な状態で報告しなければならない」という思い込みを捨てて下さい。
「30%の出来でもいいから、方向性の確認のために見てもらう」
「解決策はまだないけれど、とりあえず事実だけを伝える」
それくらい軽いフットワークで、コミュニケーションを取ることをおススメします。
ステークホルダーを「評価者」や「敵」と見るのではなく、目標達成のための「協力者」として巻き込んでいくイメージです。
早めに相談すれば、彼らはあなたの味方になって知恵を貸してくれるはずです。
先手で動くことは、最初は勇気がいるかもしれません。
特に、ネガティブな情報を早く出すことは、一時的なストレスを感じるでしょう。
しかし、その一瞬の勇気が、将来の巨大なトラブルやストレスを未然に防いでくれます。
「追われる仕事」から「追う仕事」へ。
主導権を自分の手に取り戻す感覚を、ぜひ味わって頂きたいと思います。
それは、単に仕事が上手くいくというだけでなく、あなたの精神衛生を保ち、日々を健やかに、そして前向きに過ごすための最強のライフハックでもあります。
未来は予測できませんが、準備することはできます。
そして、その準備の早さこそが、不確実な未来を切り開くための最大の武器となります。
PDCAは先手先手。
ステークホルダーとの調整も早め早め。
このリズムを身体に染み込ませ、軽やかに、そして確実に、目標達成への道のりを進んでいきましょう。
あなたのその素早い一手が、チームを救い、プロジェクトを成功へと導きます。
今日も一緒にやり抜きましょう！
【お知らせ】
やりたいことが始められない、進まない、あなたの現状を確認して、次の一歩を提案します。
夢に向かってリブートする機会にご活用下さい。
●【無料】60分棚上げプロジェクト現状分析セッション
【無料】棚上げプロジェクト現状分析セッション
なぜ、あなたのプロジェクトは停滞中なのか？その根本原因を元プロジェクトマネージャーが60分で無料現状分析します。 仕事のプロジェクトなら、どんなに複雑な課題でも論…
一緒にやり抜く限界突破パートナー 福井俊治（しゅんじ） 
本ブログをメルマガにて配信中！
ご登録頂くと毎日自動配信されます。
●毎日インストールする「やり抜く力」の実践論
毎日インストールする「やり抜く力」の実践論 - メルマガ
意志の力だけでは、目標は達成できない。 このメルマガは、あなたの「頑張り」を、確実に「成果」へと変えるための、日刊の戦略書です。 ▼ こんなあなたのための思考…
Amazon Kindleで電子書籍を提供しています。
Unlimited契約の方は無料でお読み頂けます。
●目標達成大全
●人生で大切なことはすべてフォーミュラ１が教えてくれた
●一歩踏み出せなかったあなたが夢を実現する２７のアイデア
