「会議」に無意識に時間を食いつぶされないために
おはようございます！
一緒にやり抜く限界突破パートナー、福井俊治（しゅんじ）です。
みなさんのスケジュール帳はどのような状態でしょうか。
ビッシリと埋まった「打ち合わせ」の予定を見て、小さくため息をついていたりしませんか？
あるいは、「よし、今週も忙しくなるぞ！」と気合を入れているかもしれません。
今日は、そんな日々の仕事の中で、私たちが最も時間を奪われ、そして最も「仕事をした気」になりやすいもの。
すなわち、会議との向き合い方について、お伝えさせて頂ければと思います。
テーマは、「打ち合わせに追われると、人は近視眼になる」です。
これは、自分自身への自戒も込めて書いています。
なぜなら、今の自分がまさに、そんな状態だから…
ありがたいことに多くのプロジェクトに関わらせて頂き、朝から晩まで打ち合わせが連続する日々を送っているからです。
忙しい時、私たちはどういう行動パターンに陥りがちでしょうか。
典型的なのが、こんな朝の風景です。
朝、デスクに座り、パソコンを開く。
カレンダーアプリを立ち上げ、今日の予定を確認する。
「えーと、今日は10時からA社との定例、13時からBプロジェクトの進捗報告、15時から…」
そしてこう思うのです。
「よし、まずは10時のA社の会議に向けて、資料を確認しておこう」
「それが終わったら、13時の会議の準備をしよう」
一見、真面目で計画的に見えます。
しかし、プロジェクトマネジメントの観点から言わせて頂くと、この行動パターンは非常に危険です。
この時点で、勝負は「負け」に向かっているとも言えます。
なぜなら、これは完全に「後手（ごて）」の動きだからです。
「当日の朝に打ち合わせの時間を確認して、それに向かって準備をする」
これは、目の前に飛んできたボールを打ち返すだけの、リアクティブ（受動的）な動きです。
この状態が続くと、私たちの視界は極端に狭くなります。
目の前の会議をこなすこと、その場を無事に終わらせることだけが目的化し、いわゆる「近視眼的」な状態に陥ってしまうのです。
そもそも、ビジネスにおいて「打ち合わせ」とは何のためにあるのでしょうか。
多くの場合、それは「意思決定」や「情報共有」の場です。
関係者が集まり、合意形成を行い、次のアクションを決める。
いわば、プロジェクトという長い旅路における「チェックポイント」や「信号機」のようなものです。
ここで重要なのは、打ち合わせそのものは、基本的には「何かを生み出す生産の場ではない」ということです。
（※ブレインストーミングなどは例外ですが、定例会議などは特にそうです）
価値が生まれるのは、打ち合わせの「後」です。
打ち合わせで決まった方針を持って、現場に戻り、実際に行動（作業）をする。
その行動によって初めて、成果物が生まれ、プロジェクトは前進し、売上や価値につながります。
つまり、生産性を高めるための思考の順番は、こうあるべきです。
- 会議の後、自分（やチーム）はどういう「行動」を取りたいか？
- その行動を取るためには、今日の会議でどんな「結論（意思決定）」が必要か？
- その結論を勝ち取るためには、どのような「準備（資料・ロジック）」が必要か？
この「逆算の思考」ができているかどうかが、プロフェッショナルか否かの分かれ道です。
「とりあえず会議の時間になったから参加する」
「聞かれたことに答えるための準備をする」
これでは、会議の主導権は相手や時間に握られたままです。
結果として、会議は長引き、結論は出ず、「じゃあ持ち帰って検討しましょう」となって、また来週同じような会議が開かれる。
これこそが、生産性を下げる諸悪の根源です。
一方で、逆算ができている人は、準備の質が違います。
「今日、この承認をもらわないと、来週の開発が止まってしまう」
「だから、絶対に今日GOサインをもらう」
「そのために、懸念されそうなリスクへの対策案を3つ用意しておこう」
「アジェンダの最初に、この決定事項を持ってこよう」
こうやって、会議の目的と、そこで得たい成果を明確に言語化し、そのために必要な準備をしてから会議に臨む。
そうすれば、会議は最短で終わり、その後の行動もスムーズにスタートできます。
これが「先手」の仕事です。
…と、偉そうに書いていますが、冒頭でも申し上げた通り、これは自分自身が今、必死に自分に言い聞かせていることでもあります。（笑）
仕事が立て込み、余裕がなくなると、どうしても「こなす」マインドになってしまいます。
「うわ、もうこんな時間か。とりあえず次の会議の資料を見なきゃ！」とバタバタしてしまう日も、正直に言えばあります。
だからこそ、意識的にブレーキを踏んで、視線を上げる努力が必要なのです。
日々忙しく動き回っていると、どうしても視線は足元（直近のタスク）に釘付けになります。
「今日の10時をどう乗り切るか」しか考えられなくなります。
でも、それではモグラたたきと一緒です。
たまには、いや、毎日数分でもいいので、意識して目線を「先」に向ける努力をしてみて下さい。
プロジェクト全体の「大きな流れ」を見て下さい。
マイルストーン（中間目標地点）はどこにあるのか。
最終的なゴールはどこなのか。
今、自分たちは地図上のどこにいて、本来はどう進むべきなのか。
「来月末にこのマイルストーンを達成するためには、今週中にこの課題を解決しておかないといけない」
「ということは、今日の会議で、A部長にこのリソースの承認をもらっておく必要がある」
そうやって全体を俯瞰（ふかん）し、大きな流れから逆算して、「今日」という一日をデザインする。
そうすれば、今日の会議は単なる「ルーチン」ではなく、ゴールへ近づくための重要な「戦略的一手」に変わります。
もし今、カレンダーを見て「うわぁ…」と圧倒されそうになっている方がいたら。
一度深呼吸をして、こう自問してみて下さい。
「この会議が終わった後、私はどんなアクションを起こしたいんだっけ？」
「そのために、この1時間で何を決める必要がある？」
ただ流されるのではなく、意思を持って時間を使いましょう。
会議に使われるのではなく、会議を使い倒しましょう。
近視眼的な視点から脱却し、鳥の目で全体を見渡しながら、今日という一日を確実に前へ進める。
そんな毎日にしていきましょう。
自分も、この後控えている会議に向けて、もう一度「得たい成果」を書き出してから臨みたいと思います。
今日も一緒にやり抜きましょう！
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一緒にやり抜く限界突破パートナー 福井俊治（しゅんじ） 
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