計画立案時に気を付けたい効率化の罠
おはようございます！
おはようございます！
プロジェクトマネジメントコーチの福井俊治（しゅんじ）です。
計画は期限をオーバーフローしがち
今日もPDCAサイクルを回して効率的に目標達成に向けて動けていますか？
さて、計画を立てるときに悩んでしまうのが、タスクの積み上げで日程を検討すると、多くの場合に期待された期限をオーバーフローしてしまうことではないでしょうか？
今の時代、基本的には少ない人数でスピード感を持って成果を出すことが求められているため、単純に日程を引いてみると基本的には期間の短縮を求められる状況になると思います。
では、この短縮をどのように実施していますか？
目をつぶって、１週間掛かる作業を３日に短縮とか、バッファの期間を一気に削除…なんてことはさすがにしていないと期待します。
ものごとを効率的に進めようとしてませんか？
そこまでしないまでも、似たような手法として、やるべきタスクを効率的に進める方法を考えて短縮することを考える方も多いのではないでしょうか。
まぁ、絵に描いた餅の手法でなければ、それなりに効果がある方法であるのは間違いありません。
事実、品質を落とさず、期間を圧縮できる場合も多いでしょう。
しかし、本日お伝えしたいのは、効率化を考える前にやるべきことがあるのではないかという観点です。
経営学者のピーター・ドラッカーの言葉に、元々やらなくて良いことを効率的に行うことほど無駄なことはない、というものがあります。
そうなんです。
効率化を考える前に本当にそのタスクはやるべき必要があることかを確認するのが先なんです。
正しくMUST、WANTを分析しましょう
達成しようとしている目標に対して、本当に必要なことなのかをちゃんと評価しましょう。
最初にタスクを洗い出した時、本当に必要なタスクだけでなく、やっておいた方がいいタスクも含まれていないでしょうか？
あるいは、慣習的に実施することになっているタスクはないでしょうか？
目標を達成するために本当に必要か、あるいは成果にどれくらい貢献するのかを評価して、MUSTで実行するタスクなのか、WANTのタスクなのかを考える機会を設けましょう。
期間の圧縮を考える際に一番簡単な方法はやることを減らすことです。
やることが減れば、当然その分の工数や時間が浮きますので、他のタスクをドンドン進めることができますよね。
なので、最初にやるべきは、タスクを減らせないかを考えること。
そして、その上で残ったタスクを効率的に進める方法がないかを考えるのが正しいアプローチになるのです。
意外と時間に追われていると、本当にやる必要があるのかという観点に立ち返っての分析まではやらないことも多いです。
やるべきことに、正しく力を注ぐためにも、真に実行する必要があるかを最初に考えてから行動に移す癖を付けましょう。
意外と惰性で実行していることも多いことに気づくと思いますよ。
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